Co je to „schůzka“? Samotné slovo pochází z praslovanského „rada“, „veche“. V oněch dávných dobách poradu organizovali volení, obvykle nejmoudřejší a nejzkušenější zástupci společnosti. Jeho účelem bylo prodiskutovat určité téma nebo problém a učinit rozhodnutí, která měla buď vyřešit vzniklý problém, nebo upravit veřejný pořádek.
Vysvětlující slovník V. D. Dmitrieva odhaluje význam jmenovaného slova následovně:
setkání
setkání č., s., použité komp. často
Morfologie: (ne) co? schůzky, proč? setkání, (vidět) co? setkání, co? setkání o čem? o schůzce; co? schůzky, (ne) co? schůzky, proč? setkání, (viz) co? schůzky, co? schůzky o čem? o schůzkách
1. Schůzka je setkání několika lidí, na kterých spolu prodiskutujeme praktické obchodní záležitosti.
Krátká, důležitá schůzka. ráno,naléhavá schůzka. Na 10:00 bylo naplánováno setkání vedoucích kateder. V Moskvě se konalo setkání zástupců podnikatelských kruhů.
2. Setkání na vysoké úrovni v tisku se nazývá obchodní, oficiální setkání hlav států.
3. V soudní praxi se setkání nazývá uzavřený rozhovor porotců nebo soudců, kde je stanovena forma trestu pro obžalovaného.
Na konci debaty soud ustoupil k poradě.
Schůzka – ztráta času nebo efektivní nástroj pro práci se zaměstnanci? Kdo rozhoduje o tom, kdo, kdy a za jakým účelem se jednání zúčastní? Pokusme se odpovědět na tyto a další otázky.
Účel akce
Schůzky slouží několika účelům:
- Během toho dochází k výměně a přenosu informací. Řečníci vyprávějí svůj vlastní příběh, informují a vzdělávají ostatní účastníky.
- Během zprávy a debaty jsou všechny situace nebo procesy hodnoceny přítomnými na schůzce. Hodnotící kritéria se upravují.
- Pro vedoucího může porada nahradit všechny hodnotící procedury, protože chování podřízeného a jeho reakce mohou být použity k posouzení jeho kompetencí a zapojení.
- Kompetentní přizpůsobení akcí a přijetí účinných rozhodnutí a opatření.
Rozhodne šéf
Kdo se schůzky zúčastní, četnost a trvání schůzek a také jaký je jejich účel, rozhoduje vedoucí.
Záleží na otázce nebo problému, který potřebu vyvolalpořádání schůzí. Ředitel potřebuje například kolegiální rozhodnutí – přijetí rozpočtu. Všem zaměstnancům, kteří by se měli schůzky zúčastnit, zašle e-mail s přibližným obsahem:
- zástupci (seznam adresátů) se zúčastní setkání a také klíčoví zaměstnanci z jiné partnerské organizace;
- topic – přidělení rozpočtu na období;
- place - velká zasedací místnost;
- datum a čas – 11. 10. 2018, sobota, začátek 13:00, konec 13:50;
- seznam bodů programu, odpovědný za projev, časový limit pro každý problém v příloze.
Typy a typy schůzek
Schůzky jsou mocným nástrojem pro správu. Mezi nimi se rozlišují:
- formální a neformální;
- provozní, konečné, problematické;
- průmyslové, soudní a tak dále;
- podle úrovně: dílna, vedení, hlavy států a podobně;
- uzavřené a otevřené schůzky;
- vzdělávací, informační, vysvětlující;
- podle způsobu komunikace: přímá účast na jednání, selektor, videokonference atd.
Efektivita schůzky závisí na organizaci schůzek. Měl by brát v úvahu strukturu podniku, specifika interakce zaměstnanců, komunikační metody, zaměstnání každého z účastníků, potřebu řešit problémy a jejich závažnost.
Provozní, konečné a problematické
Úspěšná týmová práce znamená neustálou práciinterakce všech odkazů s přijímáním zpětné vazby. K tomu se zpravidla na začátku pracovního dne konají operativní porady. „Násilníci“, „pětiminutovky“, „setkání kluzáků“, „letuchki“– tak se jim mezi sebou říká.
Workshopu se zúčastní zaměstnanci, kteří jsou jmenováni přímým nadřízeným. Seznam diskutovaných problémů je standardní: výsledky uplynulého dne, stanovení cílů pro dnešek atd. Taková setkání mají krátké trvání. Konají se pravidelně, o čemž jsou všichni účastníci předem informováni.
Souhrnné schůzky se svolávají k projednání velkého množství práce. Může to být:
- časové období: sezóna, čtvrtletí, vláda atd.;
- dokončení plánu, projektu, úkolu.
Na taková setkání se pečlivě připravují. K účasti na schůzce k závěrečné otázce je předem pozván. Účastníci jsou jmenováni vedoucím. Dále specifikuje seznam potřebných materiálů pro úspěšnou realizaci. Čas je regulován jak pro každé představení, tak obecně. Schůzka je zaznamenána. Všichni účastníci musí být seznámeni s obsahem protokolu.
Problémové schůzky jsou organizovány podle potřeby, Zpravidla se jedná o okolnosti vyšší moci, neplánované situace. Osoba odpovědná za řešení problému vás zve k účasti na schůzce o problému, který se objevil. Účastníci jsou jmenováni vedoucím. Načasování nebylo nastaveno. Na základě schůzky je provedeno řešení problému, je provedena analýza příčin výskytu,vytváří se seznam preventivních opatření. Je vyžadováno přihlášení.
Pozvánka
"Zúčastněte se prosím schůzky k tématu …" - tak se obvykle čte text zvacího dopisu. Dále byste měli zadat hlavní téma, datum, místo, začátek a konec schůzky. Poté uveďte problémy, které budou na schůzce vzneseny. A u každé položky označte odpovědné osoby. Nebude zbytečné uvádět časový limit pro vyjádření ke každé z otázek. Otázky jsou seřazeny podle důležitosti řešení.
Možné chyby při setkání
Každý, kdo se účastní schůzky, je zodpovědný za její úspěšné a efektivní vedení. Uvádíme typické chyby účasti, organizace a chování:
- absence, nedostatečnost, nepřesnost ve formulaci účelu schůzky;
- nedostatečná příprava;
- absence nebo nerespektování předpisů;
- formalizace, není třeba mít schůzku;
- Nevčasné oznámení, nedostatek času na přípravu.
Snížit efektivitu schůzek a běžné zpoždění.
Metody implementace
Každý sbor má:
- Předmětem je jeho účel, diskutované problémy a problémy.
- Cílem jsou ti, kteří se schůzky zúčastní, lidé.
Výběr způsobu vedení závisí na tom, jaký je subjekt a objekt. Uvádíme ty hlavní:
- report;
- výměnainformace nebo názory;
- brainstorming;
- diskuze.
