Při prezentaci výsledků práce je velmi důležité připravit svou výzvu k publiku s ohledem na základní požadavky na ústní komunikaci. Návrh zprávy zajišťuje jasnou a stručnou prezentaci informací, které publikum snadno vnímá. V souladu s tím je důležité dodržovat pravidla pro prezentaci zprávy, která přispějí k tomu, aby byl váš projev zajímavý.
Hlavním cílem řečníka je v podstatě:
– informovat posluchače o něčem v krátkém čase;
- předvést vizuální materiál (diagramy, grafy, tabulky…);
- snažte se předávat informace co nejsnáze dostupnými způsoby;
- krystalizovat nejužitečnější a nejdůležitější informace z celého svazku, prezentovat data a fakta tak, aby byly snadno zapamatovatelné.
Podoba zprávy závisí také na účelu, předmětu, oblasti činnosti, ve které je zveřejněna. Můžete napsat zprávu ve volné formě a také se volně chovat k řečníkovi během demonstrace. Někdy je potřeba vyhovětpožadované stavební bloky.
Například design zpráv ve vědecké oblasti je vždy strukturovaný a identický s vědeckou prací, na které je prezentace navržena.
Pojďme se podívat na hlavní součásti zprávy. Jako příklad si vezměme návrh zprávy představující vědeckou práci. Podobný algoritmus akcí je vhodný pro přípravu zprávy na jakékoli téma.
- Text musí začínat pozdravem. Například: „Vážení účastníci, členové komise, hosté (zde byste měli uvést hlavní skupiny přítomných lidí v závislosti na povaze akce)!“.
- Seznámit přítomné s jasným názvem tématu zprávy. Můžete to udělat takto: „Vaše pozornost je zvána na zprávu o tématu … Dovolte mi začít s …“(Pokud se jedná o vědecké téma, můžete začít s relevanci navrhovaného tématu a poté pokračovat k cíli, úkolům a poté ke kontrole procesu a výsledků).
- Dále, po úvodní části, můžete začít převyprávět hlavní proces vědeckého (marketingového atd.) výzkumu. Je žádoucí tento přechod podtrhnout slovy. Pro diváky se bude snáze orientovat a pro vás snáze udržíte jejich pozornost. Lze to formulovat takto: „Nyní mi dovolte přejít k hlavním výsledkům studie. Dovolte mi nyní podrobněji představit fáze našeho výzkumu.“
- Bylo by velmi dobré rozdělit všechny informace do bloků. Toho lze dosáhnout navržením, aby byl celý proces zvažován v samostatných fázích. Například: „Výzkum na téma … proběhl vněkolik fází. Nyní si o nich krátce povíme. Takže v první fázi jsme se obrátili na….
Tato část zprávy je nejinformativnější, delší, takže se musíte ujistit, že zájem publika nezmizí. K tomu vám pomohou různé prezentační materiály obsahující grafy, schémata, ilustrace atd.
Je třeba mít na paměti, že jejich nadměrné množství může publikum ještě více unavit a způsobit podráždění. Proto stojí za to vybrat ty nejdůležitější a nejnutnější snímky, které posílí vaši řeč, a vyhnout se kaleidoskopu všemožných obrázků, které člověk sotva stihne vidět, natož jim porozumět.
- Stojí za zvážení, že musíte jasně pochopit, která ilustrace text doprovází. Musí se vzájemně doplňovat a ladit. V textu celé zprávy je velmi nutné udělat si poznámky o tom, co přesně by měl být snímek na obrazovce při vyslovení určitých slov.
- Na konci zprávy je potřeba stručně shrnout to nejdůležitější, udělat logický závěr. Stručně řečeno. k čemu jste ve svých závěrech dospěli, jaké cesty rozvoje vidíte dále.
- Nezapomeňte vyjádřit vděčnost za vaši pozornost a nabídnout pokračování v diskusi.
Na závěr můžeme říci toto: „Děkuji (někomu) za příležitost promluvit, přítomným za pozornost. Navrhuji přejít k diskusi o prezentovaných výsledcích.“
Jak vidíte, návrh zprávy by měl být co nejstrukturovanější. Tohle jepomůže samotnému řečníkovi snadno se orientovat v informacích, odpovídat na otázky, umět se vracet k textu znovu a znovu v případě diskusních bodů i v průběhu celé diskuse.
