Článek poskytuje vysvětlení pojmů jako příchozí a odchozí dokumentace, tok dokumentů a jejich struktura, tok dokumentů, jeho režim a cykličnost, interní a externí dokumentace. Jsou uvedeny způsoby zvýraznění potřebných informací a jejich uložení v aktuálních případech a archivech při kancelářské práci.
Typy dokumentů toků
V tomto věku informací je nemožné si představit fungování jakékoli struktury výroby, spotřeby, regulace nebo distribuce bez dokumentace. Práce s dokumentací v dnešním informačním papírovém a elektronickém boomu je stále složitější. Mění se nositelé informací, mění se lidé, kteří je zpracovávají, mění se právní pole pro využívání informací. Koncepce a struktura toku dokumentů se také mohou změnit.
Dokument jako jednotka toku dokumentů
Dokument je informace zaznamenaná ve formě jakéhokoli hmotného předmětu. Dokument může být fotografie, video, audio záznam, nemluvěpapírová média a soubory. Ale dokument se stane dokumentem pouze tehdy, pokud má řadu nezbytných požadavků. Tyto požadavky se nazývají detaily a jsou to povinné prvky stanovené zákonem nebo předpisy pro určité typy dokumentů. Pro registraci organizačních a administrativních dokumentů existuje například GOST R 7.0.97-2016. Jedním z nejdůležitějších detailů je datum dokumentu (někdy i čas).
Co je tok dokumentů
Tok dokumentů je pohyb dokumentů mezi body vytváření informací, body zpracování informací, body ukládání informací a přímými uživateli informací. Toky dokumentů se velmi liší v typu dokumentů a jejich obsahu, režimu a cykličnosti, metodách pohybu atd.
Toky dokumentů v organizaci (tedy i v podnicích) jsou rozděleny podle směru na příchozí a odchozí. Každý typ toku musí být od sebe oddělen, aby se předešlo chybám a zmatkům při práci s dokumenty.
Tok příchozích dokumentů se skládá z dokumentů přicházejících do organizace poštou, e-mailem, přivezených účelově (kurýry). Dokumenty u vchodu musí být roztříděny, nepotřebné - odstraněny do koše. Potřebné nebo případně potřebné dokumenty by měly být evidovány v deníku (papírovém nebo elektronickém) s uvedením data přijetí, názvu dokumentu a jeho údajů (datum dokumentu, jméno odesílatele atd.), organizační složka, do které dokument byl odeslán.
Tok odchozích dokumentů se skládá z vytvořených dokumentů avydává nebo zpracovává organizace. Všem odchozím dokumentům musí být přiděleno pořadové číslo, jsou kontrolovány na přítomnost potřebných údajů a jejich správnost, musí být zaznamenány v deníku s uvedením data (zpravidla se jedná o datum podpisu dokumentu), odchozí číslo a kód oddělení, které dokument připravilo.
Pokud není možné zpracovat tok dokumentů okamžitě (jeho prudký nárůst), je nutné zvýšit počet zaměstnanců zpracovávajících dokumenty, aby nedocházelo k chybám a prodlevám, které jsou pro organizaci často velmi nákladné.
Typy toků dokumentů se mohou velmi lišit, vše závisí na typu činnosti organizace a metodách její práce.
Pro velké organizace a podniky je správně strukturovaný tok dokumentů stejně důležitý jako tok materiálů nebo produktů. Pro velké toky dokumentů jsou vyvíjeny a aplikovány i dokumentační technologické postupy.
Koncept externích a interních toků dokumentů
Kromě příchozích a odchozích informací v organizaci, interní, tzn. informace vytvořené a používané pouze v rámci samotné organizace. Tyto informace mohou mít určitý stupeň utajení a nemusí být veřejně dostupné ani v rámci stejného oddělení. Výměna dopisů mezi odděleními stejné organizace není obvykle akceptována. Pro dokumentární komunikaci se používají tzv. služební listy (zprávy, vysvětlivky, certifikáty) podepsané vedoucími oddělení. Kromě poznámek vorganizace provozují objednávky, pokyny, certifikáty, technickou dokumentaci a další dokumentaci.
Tok interních dokumentů z těchto důvodů musí být jasně regulován tak, aby se tajné informace nedostaly na veřejná místa, a to ani ve formě úryvků nebo částí. Vnitřní informace proto nejsou určeny k tomu, aby přesahovaly rámec organizace a někdy i hranice jedné jednotky. V tomto případě jsou takové informace přenášeny z oddělení na oddělení pouze se svolením vedoucího oddělení a jsou nutně zaznamenány během přenosu (dokonce i do archivu organizace) ve speciálních časopisech s uvedením příjemce a potvrzujícím jeho oprávnění přijímat (oprávnění pracovat s dokumenty).
Parametry toku dokumentu
Tok dokumentů je komplexní systém charakterizovaný následujícími parametry:
- obsah (nebo jaké funkce plní);
- structure;
- režim a cykličnost;
- direction;
- volume;
- ostatní.
Obsah nebo funkce
Tento parametr toku dokumentů je seznam dokumentů používaných organizací a složení informací obsažených v těchto dokumentech. Tato hodnota je konstantní pro malý počet organizací, jejichž činnost je velmi specifická a v čase konstantní (zpravidla se jedná o soudy, archivy, rejstříky a další nevýrobní organizace). Pro většinu organizací, zejména produkčních, je tok dokumentů nekonstantní hodnotou, která se měnív závislosti na různých změnách: typu činnosti, partnerech, technologiích, materiálech, legislativě a dalších požadavcích měnící se výroby a dočasných změnách.
Struktura toku dokumentů
Koncepci a strukturu workflow lze popsat znaky, kterými je dána klasifikace dokumentů a jejich indexace, celý orientační systém je tvořen v referenčním aparátu dokumentů organizace. Taková struktura obvykle odpovídá typu a účelu toku dokumentů.
Režim a cykly
Tyto parametry určují změny v množství příchozích informací v průběhu času. Jedná se například o prudký nárůst množství práce s osobními složkami uchazečů vzdělávací instituce během přijímací kampaně nebo s dokumenty studentů během sezení a promoce.
Takové změny souvisí s vnitřními rytmy organizace a jsou obvykle docela předvídatelné a plánované.
Změny směru toku dokumentů
Tyto změny se týkají obsahu práce jednotky pro zpracování informací. Jedná se o rozdíly ve způsobech evidence dokumentů, způsobech sledování lhůt pro vyhotovení dokumentů, způsobech seznamování se s nimi a zejména schvalování a koordinaci různých dokumentů. Změny ve směru toku dokumentů budou také ovlivněny vnitřními změnami ve struktuře a směřování organizací.
Objem toku dokumentu
Objem toku dokumentů je množstvídokumentů (originály i kopie), které lze vyjádřit jak počtem dokumentů samotných, tak počtem listů, znaků, počtem účinkujících a osob, se kterými je dokument sjednán. Například počet partnerských organizací, se kterými se musíte dohodnout na smlouvě nebo se kterými ji musíte podepsat.
Pracovní postup organizace zahrnuje celkový počet dokumentů ve všech tocích.
Zlepšení práce s toky dokumentů v organizaci
Pro zlepšení této práce je nutné prostudovat celý proces papírování, stanovit jasná doporučení, díky nimž je proces technologicky kompetentní: odstranit duplicity při práci s dokumenty, vyloučit schvalování dokumentů odděleními, která s tím nesouvisejí. Čím větší tok dokumentů, tím více zatížený administrativní aparát organizace, nebo alespoň jeho větší část.
Jedním z hlavních bodů zkvalitnění práce personálu s dokumenty je úroveň jejich odborné přípravy ve všech fázích toku dokumentů, optimální vytížení personálu, jasná regulace práce s dokumentem na každém oddělení.
Regulace a standardizace s velkými toky dokumentů umožňují využít mechanizaci a automatizaci kanceláře, snížit počet zaměstnanců pracujících s dokumenty na optimální počet.
Informace o objemu toků dokumentů jsou bohužel obvykle podhodnoceny kvůli nedokonalým účetním metodám.
Základnípožadavky na modernost pro tok dokumentů
- Pravidelnost. Jakékoli zahlcení nebo selhání toku informací v lidské činnosti vede k narušení celého systému jako celku. Navýšení objemu dokumentů je třeba zvážit a naplánovat předem.
- Ovladatelnost. Tok informací může a měl by být řízen. Kancelářský systém musí být nejen stabilní, ale také flexibilní v provozu; zaměstnanci by měli být univerzálně vyškoleni ve všech kancelářských operacích.
- Neustálé zlepšování efektivity pracovních postupů prostřednictvím racionalizace, mechanizace a automatizace práce.
- Pravidelné sestavování a aktualizace trasově-technologických map pohybu dokumentů s uvedením termínů, účinkujících atd.
- Standardizace dokumentů, způsoby jejich zpracování, správná archivace, označení úložných míst pro každý dokument zrychluje vyhledávání dokumentů a práci s nimi.
