V různých oblastech činnosti fyzických a právnických osob se používá systém klasifikace dokumentů schválený na území Ruské federace. Kompilace, skladování, oběh a použití papírů se provádí takovou disciplínou, jako je kancelářská práce. V tomto článku budeme studovat všechny jeho aspekty. Zvažte koncepci a klasifikaci dokumentů, jejich funkčnost a další aspekty problému.
Práce v kanceláři: obecná ustanovení
Pro začátek je třeba poznamenat, že podpora dokumentace je zvláštní oblastí činnosti, která spočívá v navrhování, vytváření, ukládání a zpracování dokumentů. Právě na tom, jak dokument vypadá a informace v něm jsou, jak je implementována organizace práce s ním, do značné míry závisí včasnost a správnost toho či onoho manažerského rozhodnutí, které má určitý stupeň důležitosti. Příspěvky zohledňují a reflektují činnost podniků, společností, firem. V tomto spojenívedení evidence slouží jako předpis zákona. V procesu auditů podléhají revizi především ty dokumenty, které zaznamenávají činnost společnosti.
Legislativní rámec
Před analýzou typů dokumentů a jejich klasifikací je vhodné se seznámit s legislativním rámcem. Spolkový zákon, který upravuje informace a jejich ochranu, tedy stanoví povinnost dokumentovat informace a vymezuje řadu základních nastavení. Jmenovaný normativní akt má rovněž upravit vztahy vznikající při vývoji a následném využívání informačních technologií. Je třeba poznamenat, že povinná dokumentace je stanovena jinými zákony. Zejména občanský zákoník Ruské federace určuje právní rámec činností a odpovídající postup pro kancelářskou práci. Daňový řád Ruské federace stanoví standardní daňové doklady, které také tvoří jednu z klasifikací dokumentů. Jejich prostřednictvím je zajišťováno účetnictví pro komerční práci jednotlivců a organizací a také včasnost srážek plateb daní a poplatků do státního rozpočtu.
Současný zákon kromě toho definuje vzorky papírů. Občanský zákoník Ruské federace tedy stanoví požadavky na obsah a složení ustavujících smluv, dohod, listin atd. Předpisy stanoví formy těchto dokumentů, které mají být zaslány různými způsoby, které se dnes používají.
Klasifikace RF dokumentů
Za zmínku stojí, že administrativní systém kancelářské práce Ruské federace zahrnuje klasifikaci víceúrovňové povahy. Je vhodné zvážit to podrobněji. Hlavní klasifikace dokumentů předpokládá přítomnost následujících složek:
- Organizační a administrativní dokumenty. Je vhodné sem zahrnout rozhodnutí, protokoly, instrukce, listiny, příkazy, ustanovení.
- Referenční a informační dokumenty zahrnuté do klasifikace dokumentů obecné povahy. Mluvíme o certifikátech, memorandech, aktech, telegramech, dopisech a tak dále.
- Podle personálu. Je důležité si uvědomit, že tato klasifikace dokumentů zahrnuje prohlášení, sešity, charakteristiky, smlouvy, objednávky atd.
Je obvyklé rozlišovat takové formy dokumentů jako individuální, šablonové a standardní. Prezentované vzorky tvoří jejich klasifikaci dokumentů podle účelu.
Jiné typy dokumentů
Stojí za to vědět, že dokumenty mohou mít jednoduchý nebo složitý obsah. Klasifikace účetních dokladů v místě přijetí předpokládá přítomnost externích a interních dokladů. Soudě podle původu rozlišují osobní a úřední doklady. Podle doby použitelnosti je zvykem zařazovat cenné papíry na trvalé a také více či méně než 10 let. V souladu se znakem publicity byla přijata zvláštní klasifikace regulačních dokumentů, která implikuje přítomnost tajných a neutajovaných dokumentů. Je třeba dodat, že do první skupiny patří důvěrné a zcelatajné dokumenty. Podle způsobu záznamu je zvykem rozlišovat materiály zvukové, ručně psané, elektronické, grafické, fotografické a filmové a podobně. Poslední seskupení se také nazývá klasifikace dokumentů podle znaků.
Urgentní a nenaléhavé dokumenty
Cenní papíry lze rozdělit na urgentní a neurgentní. Podle fází je obvyklé rozlišovat koncepty, výpisy, originály (jinými slovy originály) a také kopie. Dokumenty státní povahy jsou zařazeny do samostatné kategorie. V souladu s platnou legislativou vydávají pověřené struktury pokyny, příkazy, pokyny, příkazy, usnesení, výnosy a rozhodnutí.
Primární dokumentace
Docela obsáhlou kategorii primárních dokumentů je vhodné zvážit samostatně. To zahrnuje články s podkladovými informacemi získanými v procesu výzkumu, vývoje, pozorování a dalších společenských aktivit. Je třeba poznamenat, že primární dokumentace v účetním oddělení vzniká při provádění operací ekonomického významu. Působí jako důkaz nebo důkaz určitých skutečností, které již byly realizovány. Do skupiny podkladů patří například certifikáty, akty, faktury, záruky a podobně. Pro většinu z nich jsou schváleny speciální jednotné formuláře. Například dosud byly vytvořeny speciální formy dokumentů pro účtování obchodních operací, dlouhodobého majetku, hotovostních vypořádání a práce.
Podrobnosti dokumentu
Pokud pro konkrétní papír neexistuje jednotný formulář, vytvoří se ve společnosti interní formulář. Nicméně v každém případě tam musí být uvedeny určité podrobnosti:
- Název dokumentu.
- Datum kompilace.
- Název organizace.
- Podstata operace hospodářského významu.
- Měřicí zařízení.
- Seznam zaměstnanců, kteří jednají jako odpovědní.
- Osobní podpisy oprávněných zaměstnanců.
Interní kancelářská práce
V souladu s pokyny vedení struktury az iniciativy vedoucích samostatných oddělení je relevantní vypracování různých ustanovení. Toto seskupení dokumentů zahrnuje standardní a individuální akty. Je třeba poznamenat, že obsah posledně jmenovaného se týká především řídících jednotek, oddělení, dílen, které jsou součástí organizační struktury společnosti. Typická dokumentace se zpravidla týká dílen hlavní výroby.
Musíte vědět, že návrh předpisu tvoří dodavatel, poté je odsouhlasen s právním oddělením společnosti. Vzniknou-li námitky nebo připomínky, jsou uvedeny na samostatném papíru nebo na druhém výtisku aktuálního. Klíčovým úkonem administrativního charakteru v podniku je příkaz ředitele. Pomocí tohoto dokumentu lze sestavit postup pro činnost struktury, rozhodnutí a pokyny, různé druhy akcí, výsledky práce nebo výsledky auditů.
Hlášení, vysvětlující a servisní poznámka
Memorandum je dokument, který uvádí konkrétní skutečnost nebo problém, závěr nebo návrh. Stojí za to vědět, že může být zasláno vedení organizace nebo vyšší struktuře. Oznámení je třeba chápat jako typ dopisu, jednu z forem interního typu korespondence ve společnosti. Zpravidla je zasílán ze strukturálních divizí naprosto libovolnému adresátovi společnosti. Výjimkou je zde přímé vedení. Je třeba mít na paměti, že poznámku může zaslat i konkrétní úředník společnosti. Jmenovaný dokument lze definovat jako informativní, proaktivní nebo reportovací.
Vysvětlivka by měla být považována za dokument, který slouží jako vysvětlení obsahu některých ustanovení hlavního aktu (programu, zprávy, plánu). Kromě toho dokáže vysvětlit důvody neplnění pokynů od vedení nebo porušení kázně.
Pokyny
Pokyny jsou v současné době rozděleny do dvou skupin. Dokumenty, které jsou zařazeny do první kategorie, upravují postup při provádění určitého procesu v podniku, kterého se účastní úředníci, divize atd. Nutno podotknout, že právě pracovní náplň (druhá skupina) určuje práva, povinnosti, odpovědnost a funkčnost konkrétních zaměstnanců. Tyto papíry mohou sloužit jako vysvětlení postupu, podle kterého mají být vykonávány pokyny příkazů a zákonů (vyhlášek, příkazů atd.). Nutno dodat, že popisy prácemůže mít pevnou nebo trvalou dobu trvání. Nicméně věčné cenné papíry jsou stejně přezkoumávány a přezkoumávány každých 3–5 let.
Závěr
Zvážili jsme tedy koncept, hlavní klasifikace cenných papírů a další aspekty tématu. Na závěr je třeba poznamenat, že dnes je kancelářská práce na území Ruské federace poměrně rozvinutou kategorií. V současné fázi lidského života tato činnost zahrnuje zajištění kompetentního a včasného vytváření potřebných dokumentů, jakož i organizaci práce s úkony (jmenovitě přijímání, odesílání, zpracování, příprava, kontrola, ukládání, evidence, systematizace, příprava na archivovat a ničit). Regulace kancelářské techniky je realizována v souladu s řadou oblastí. Je vhodné zahrnout standardizaci, legislativní úpravu, jakož i tvorbu právních a regulačních a metodických aktů celostátního významu.
Tak či onak organizace a následné vedení záznamů vyžaduje povinnou přítomnost speciálních dovedností a odborných znalostí. Pro realizaci této práce ve firmách jsou tedy vytvořena příslušná oddělení nebo služby. Stojí za zmínku, že v malých firmách se sekretářky zabývají kancelářskou prací a zaměstnanci pověření vedoucím jsou odpovědní za stav dokumentů podniku. V každém případě musí mít každé seskupení dokumentů své místo. Obvykle jsou uloženy ve speciálních ohnivzdorných skříních. AA konečně, zaměstnanci mohou být vystaveni disciplinárnímu řízení za nesprávné vedení záznamů. Na to je třeba pamatovat při aplikaci znalostí v praxi.
