Když se řekne organizační systém, znamená to určitou strukturu, která se skládá ze samostatných jednotek. Jsou propojeny na základě určitých úvah. To závisí na cílech stanovených pro oddělení a společnost a podle vykonávaných funkcí. To zajišťuje přítomnost vedoucích pracovníků (středisek), kteří mohou přijímat rozhodnutí a jsou odpovědní za činnost jednotek.
Obecné informace
Otázky týkající se návrhu a tvorby systémů řízení organizace jsou relevantní nejen pro nově vzniklé podniky, ale také pro ty komerční struktury, které již fungují, ale budou muset fungovat v jiných podmínkách. K tomu je nutné změnit skladbu a strukturu vykonávaných povinností a úkolů k řešení. Prvním krokem je v tomto případě analýza formální konstrukce. Pozornost věnovánasložení strukturních jednotek, počet zaměstnanců, kteří se na nich podílejí, jak odpovídají složitosti a struktuře vykonávané práce a podobné aspekty.
Při analýze je nutné prostudovat postupně všechny důležité prvky podniku. Patří mezi ně informační podpora a interakce, zásobování zdroji a technologiemi, soulad pracovních zdrojů se stávajícími požadavky a zaměnitelnost. Při studiu systému řízení organizace je nutné odpovědět na dvě otázky:
- Do jaké míry může to, co je již zavedeno, pomoci nebo bránit realizaci zvolené akční strategie?
- Které úrovně by měly být přiřazeny k řešení konkrétních problémů?
Hledat odpovědi
Existuje několik přístupů, jak se vypořádat s cíli. Vzhledem k tomu, že je poměrně problematické je všechny zvážit, pozornost bude věnována pouze dvěma:
- Konkrétní nastavení osobních úkolů a cílů pro účinkující.
- Krátká organizační analýza.
Oba přístupy jsou zaměřeny na odhalení toho, jaký je osobní přínos zaměstnance k dosažení hlavního úkolu podniku. Důležité jsou také metody řízení organizačních systémů. Stručně řečeno, musíte jednat pomocí následujících metod:
- Metoda introspekce. Zvláštní pozornost je věnována administrativnímu a řídícímu personálu. Cílem je zlepšit efektivitu zaměstnancůduševní práce. Hlavní důraz je kladen na přispění k řešení problémů, realizaci firemní strategie a dosažení stanovených cílů. Ve skutečnosti je v tomto případě zajištěn pohyb od velkých k detailům. Realizuje se následující posloupnost: úkoly podniku - jeho strategie - cíle - funkční organizace. Teprve poté pozice - zaměstnanci - jejich povinnosti a motivace.
- Metoda analýzy zdola nahoru. Vychází již z jednotlivého pracovníka a jeho formulovaných úkolů a cílů. Tato metoda umožňuje propojit práci jednotlivých zaměstnanců s činností podniku a realizovanou strategií prosperity. Ačkoli velmi často existují stížnosti, že teoretická ustanovení jsou dobře promyšlená, implementace v praxi ponechává mnoho přání.
Více o introspekci
Tato metoda umožňuje připravit účinná doporučení, která jsou zaměřena na zlepšení celé organizační struktury a výkonnosti firmy snížením duplicity práce, snížením nákladů na řízení, regulací zátěže manažerů, oddělením funkcí výkonných umělců. Jaký je konečný výsledek odvedené práce? Systém řízení organizace, vybudovaný pomocí introspekce, umožňuje orientaci na těchto principech a myšlenkách:
- Vedení dostává mzdu za skutečné vedení. Většinu času tedy vede, měří, připravuje a instruuje. V tomtopomáhá při plánování, asistenci při organizační práci, sestavování finančních plánů, analýze aktuální situace a podobně.
- Vůdce musí mít pod velením dostatek lidí, aby udrželi veškerou jeho pozornost. Ale zároveň by měl být dostatek času pro všechny.
- Měli byste se snažit udržet počet odkazů v organizaci na minimu.
- Umělci by se měli zapojit do omezeného počtu dobře navržených úkolů, jejichž splnění přímo posouvá dosažení cílů organizace.
- Jasné pochopení toho, co management chce, může být zkresleno neefektivní komunikací. Poměrně častým důvodem je velmi velké množství odkazů. V důsledku toho klesá schopnost provádět změny, samostatně řešit problém, hledat jiné způsoby.
Introspekce je možná v jakékoli organizaci. Tato metoda má šest fází: příprava, sběr dat, zpracování informací, analýza, zpráva, další kontrola. V důsledku toho jsou vydávána písemná doporučení, která řeší otázky zlepšení organizační struktury.
Metoda analýzy zdola nahoru
Díky nastavení osobních cílů a cílů je přesně to, jaký je příspěvek zaměstnance k procesu dosahování nastavených hodnot a parametrů. Věnujte pozornost:
- Zvážení správných podmínek pro integraci pracovního procesu každého zaměstnance s úkoly, cíli astrategie, které zajišťují adekvátnost organizační struktury.
- Vytváření podmínek, aby každý měl zájem na dosažení nejlepšího výsledku.
- Metoda analýzy zdola nahoru vám také umožňuje hodnotit individuální práci.
Je třeba poznamenat, že uvažovaný přístup lze použít nejen pro analýzu, ale také při řešení některých klíčových problémů, které jsou spojeny s řízením organizace. Patří mezi ně:
- Definice procesu dosažení cíle prostřednictvím dialogu o jeho stanovení a způsobu jeho dosažení.
- Zaměření zaměstnanců na očekávání výkonu.
- Tvorba programu provádění prací z důvodu konkretizace termínů pro řešení určitých úkolů.
- Usnadnění správy mzdového systému, schopnost vytvořit rozumný základ pro vyplácení odměny za vynikající plnění povinností a úspěchy v práci.
- Posouzení, zda by měl být zaměstnanec povýšen a zda má dobré předpoklady.
Tuto metodu proto velmi dobře doplňuje organizační a právní systém řízení, který standardizuje přístupy k maximálnímu počtu situací.
O funkcích
Hlavní a nejdůležitější jsou: organizace, plánování, regulace, koordinace, motivace, kontrola a regulace. To nachází výraz ve struktuře, pravidlech, kultuře, procesech. Řízení organizačního systému zajišťujepoužití souboru metod a technik, jejich racionální kombinace, nastolený vztah za účelem řízení prvků v čase a prostoru. Je nutné usilovat o vytvoření co nejpříznivějších podmínek. V tomto případě by funkce řízení organizačních systémů měly být jasně uvedeny, odsouhlaseny a odpovědnosti různých osob by měly být vymezeny.
A to nejsou jen slova. Je třeba připomenout, že funkce jsou zvláštní typy specializovaných řídících činností, které se objevily v procesu dělby práce. Každý z nich je implementován v komplexu manažerských úkolů. Musíte si také pamatovat, že funkce jsou opakující se činnosti. Může je provádět jedna osoba, jednotka nebo skupina. Počet funkcí a složení závisí na řadě faktorů: na rozsahu, úrovni a struktuře rozvoje výroby, velikosti organizace, vazbách společnosti na další podobná zařízení, nezávislosti a úrovni technického vybavení.
Konkrétní vykonávané úkoly
Funkce managementu by měly poskytovat směr a služby aktivitám organizace. Každý z nich by měl mít konkrétní účel, opakovatelnost, jednotnost obsahu. Také funkce musí být objektivní. To je dáno potřebou samotného procesu řízení v podmínkách, kdy je zajištěna společná práce lidí. Funkce jsou navíc základem pro určení velikosti a struktury správního aparátu. Měla by spojovat všechny relativně izolované, i když obecně nerozlučně spojenéstruktur. V mnoha ohledech jsou ovlivněny cíli systému řízení organizace.
Seznam funkcí
Abyste tomuto tématu lépe porozuměli, podívejme se, s čím se musíme v praxi vypořádat:
- Organizační funkce. Zabývá se praktickou realizací plánů a programů. Provádí se vytvořením organizace, utvářením její struktury, rozdělením práce mezi oddělení a zaměstnanci, jakož i koordinací jejich činností.
- Motivační funkce. Specializuje se na zjišťování potřeb lidí a také na výběr toho nejefektivnějšího a v tomto případě nejvhodnějšího způsobu jejich naplnění. To vše je děláno pro zajištění maximálního zájmu zaměstnanců o proces dosahování cílů, kterým organizace čelí.
- Ovládání. Je nezbytný pro včasnou identifikaci chyb, hrozících nebezpečí, odchylek od požadovaných norem a vytváří základ pro neustálé zlepšování.
Další funkce
Organizace by měla mít adekvátní:
- Funkce přidělování. Měly by být považovány za proces vývoje vědecky podložených vypočtených hodnot. S jejich pomocí se posuzují kvantitativní a kvalitativní parametry.
- Funkce plánování. Je to nezbytné pro přísnou regulaci chování objektů v procesu implementace cílů a úkolů stanovených pro zaměstnance.
- Koordinační funkce. Zajišťuje, aby organizace byla konzistentní adobře koordinovaná práce při realizaci plánovaných úkolů.
- Funkce regulace. Přímo se prolíná s řízením a koordinací. Dojde-li vlivem vnějšího / vnitřního prostředí k odchylkám od požadovaných parametrů, pak je nutné upravit situaci tak, aby byla v rámci přidělených mezí.
O úkolech
Organizační systém je vytvořen za účelem dosažení určitého cíle. Například získání maximálního možného příjmu. Nebo 100 milionů rublů. Ať je to jak chce, ale na cestě k cíli musíte vyřešit řadu úkolů, které vám jeho dosažení umožní. Je třeba poznamenat, že se liší svým rozsahem, důsledky, důležitostí, dopadem na budoucnost a složitostí implementace.
Úkoly řízení organizačních systémů na nejvyšší úrovni jsou nejdůležitější a zásadní z hlediska dosahování výsledků. Když totiž dělník něco udělá špatně, tak se to dá ještě relativně vydržet. Zvláště pokud se rychle identifikujete a zastavíte. Kdežto chyby samotného top managementu mají mnohem ničivější důsledky. Kromě toho je docela obtížné je zastavit, k tomu je nutné získat podporu akcionářů / zakladatelů.
Relevantní je ale také proces identifikace. V našich podmínkách je to totiž tak zařízeno, že vrcholový management není trvale kontrolován. A že běh událostí nejde tak, jak by měl, můžete zjistit buď kontrolou, sledováním událostí nebo zaznamenáním anomálie v hlášení, kterámanažeři poskytují vlastníkům. Pro efektivní plnění stanovených úkolů je nutné zajistit odpovídající organizační strukturu systému řízení, za kterou by neexistovala nezodpovědná osoba.
O vývoji
Organizační systémy nestojí na místě jako kameny. Vždy je nějaký pohyb (ne nutně k lepšímu). Ale když se podíváte z výšky tisíciletí, pak se řízení organizačních a ekonomických systémů stále zdokonaluje a rozvíjí. Někdy je to ovlivněno vývojem nových metod a přístupů. Vliv může mít i vědecký a technologický pokrok. Co je například řízení bez použití informačních technologií? I když člověk pracuje jako samostatný podnikatel, počítač / smartphone pomáhá vést záznamy, odesílat data daňové službě, statistickým úřadům a řadě dalších struktur.
Dá se ale říci, že se nyní podařilo dosáhnout koruny ve vývoji? Bohužel ne. I přes technologie a metody, které již existují, je příliš brzy na radost. Vždyť kolik různých úžasných objevů na lidstvo v budoucnu ještě čeká. Vezměte si například umělou inteligenci. Když se vyvine vzorek tohoto řešení s dobrými ukazateli výkonu, to, co dokáže zaměstnanec, který nepotřebuje spát, odpočívat a dostávat mzdu, jednoduše ohromí a donutí ho přizpůsobit se novým podmínkám.
