V každé společnosti, která má omezené zdroje a nechce zkrachovat, by měla mít přední místo vnitřní kontrola a audit. V rozlehlosti Ruska tento aspekt neztrácí na aktuálnosti jak z legislativního, tak institucionálního a odborného hlediska. Co je tedy organizace interního auditu?
Zacházení s terminologií
Pojďme se věnovat základním pojmům a nejprve si rozebereme, co je to interní audit. Tímto slovním spojením se označují činnosti regulované interními dokumenty organizace ke kontrole různých aspektů práce organizačních a řídících jednotek, kterou provádějí zástupci oprávněného orgánu ve stanoveném rámci.
Koncovým spotřebitelem informací může být představenstvo, valná hromada akcionářů nebo členové společnosti, výkonný orgán atd.
Sledovaným cílem je pomoci propojení vedení efektivně kontrolovat různé prvky systému. Hlavním úkolem -poskytovat spolehlivé informace o různých otázkách, které vás zajímají. Interní auditoři provádějí obecné funkce:
- Posuďte přiměřenost řídicího systému (systémů). To znamená provádět kontroly vazeb, poskytovat odůvodněné a rozumné návrhy zaměřené na odstranění zjištěných nedostatků a také připravovat doporučení ke zvýšení efektivity řízení.
- Hodnocení výkonu. Zahrnuje předložení odborných posudků pro různé aspekty fungování organizací a také poskytnutí odůvodněných návrhů z hlediska jejich zlepšení.
Rozmanitost druhů
Co může být systém interního auditu? Zvýraznění:
- Funkční audit systému(ů) managementu. Provádí se za účelem vyhodnocení produktivity a efektivity jakékoli části ekonomické činnosti.
- Mezifunkční audit. Posuzuje kvalitu plnění různých úkolů a také propojení a interakci v zemi.
- Organizační a technologický audit systému(ů) managementu. Zobrazuje se při ovládání různých odkazů. Vše, co souvisí s managementem, je zajímavé. Zvláštní pozornost je věnována technologické a/nebo organizační racionalitě.
- Audit činností. Zahrnuje provedení objektivního průzkumu a komplexní analýzy všech oblastí práce a probíhajících projektů s cílem identifikovat příležitosti ke zlepšení. Kromě,lze spustit ověření prvků, které spojují organizaci s vnějším prostředím. Příklady zahrnují profesionální spojení, image a podobně. Auditoři zde stojí před otázkou, jak najít silné a slabé stránky práce organizace a posoudit stabilitu její pozice v systémech vyššího řádu a vyhlídky na rozvoj a růst.
- Pokud je audit prováděn současně ve čtyřech předchozích bodech, pak je označen jako komplexní audit systému řízení organizace.
- Kontrola dodržování předpisů. V tomto případě se zjišťuje, zda jsou dodržovány zákony, předpisy a pokyny řídících orgánů organizační struktury.
- Kontrola vhodnosti. Zahrnuje výkon kontroly nad činnostmi úředníků z hlediska jejich racionality, přiměřenosti, účelnosti, užitečnosti, platnosti jejich rozhodnutí.
Teoretický aspekt konstrukce systému
Takže jsme zvážili teoretické body. Jak ale vzniká služba interního auditu? Zpočátku administrativa vyvíjí politiku a proveditelné postupy společnosti. Zaměstnanci jim ale ne vždy rozumí, často je prostě ignorují a manažeři někdy nemají dostatek času na včasnou kontrolu a odhalení nedostatků. Právě za tímto účelem vzniká služba interního auditu. Jejich úkolem je pomáhat manažerům v otázkách kontroly, poskytovat ochranu před zneužitím úřadu a chybami, identifikovat rizikové oblasti a prácinad odstraněním budoucích nedostatků nebo nedostatků. Kromě toho mohou pomoci identifikovat a odstranit slabá místa v systémech řízení. To vše by mělo být projednáno s nejvyššími orgány, pro které se informace shromažďují.
Fáze budování systému
Řekněme, že potřebujeme zajistit vysoce kvalitní a kompletní interní audit v podniku. Chcete-li to provést, měli byste zorganizovat vícefázový proces, který zahrnuje následující kroky:
- Kritická analýza následovaná srovnáním dříve definovaných ekonomických cílů fungování organizace, strategie a taktiky struktury, přijatého postupu, příležitostí.
- Vývoj a následná dokumentace vylepšeného obchodního konceptu, který odráží všechny potřeby a potřeby. Měl by také stanovit soubor opatření, která umožní jeho úspěšné provádění a rozvoj v budoucnu. Kromě toho je třeba věnovat pozornost nejdůležitějším bodům. Pro ně mohou být připravena samostatná ustanovení, která ovlivňují personální, účetní, zásobovací, marketingovou, inovační, výrobní a technologickou, finanční a investiční politiku. Měly by být založeny na hluboké analýze každého prvku a vybrat nejvhodnější možnosti pro organizaci.
- Analýza účinnosti stávající struktury s následnou úpravou. Vypracovává se ustanovení ovlivňující organizační strukturu, ve kterém je nutné popsat všechny organizační vazby s uvedením administrativních, funkčních a metodickýchpodřízenost, oblasti činnosti, vykonávané funkce, předpisy vztahů. Je také vytvořeno schéma pracovního postupu.
- Zřízení útvaru interního auditu.
- Vývoj standardních postupů. Zajišťuje tvorbu formálních pokynů pro kontrolu konkrétních ekonomických a finančních transakcí. Jsou nezbytné pro posouzení úrovně kvality (spolehlivosti) informací, efektivní řízení zdrojů a zefektivnění vztahů mezi specialisty.
Proč je nezbytná vnitřní kontrola a audit?
Vhodnost takového rozhodnutí lze vyjádřit v následujících tezích:
- Umožňuje výkonnému orgánu zajistit účinnou kontrolu nad jednotlivými divizemi organizace.
- Cílené kontroly a analýzy prováděné auditory umožňují identifikovat výrobní rezervy a položit základy pro zvýšení efektivity, stejně jako nejslibnější oblasti rozvoje.
- Specialisté, na jejichž bedrech výkon kontroly často plní poradenské funkce ve vztahu k účetním a finančním a ekonomickým službám, stejně jako úředníci hlavní organizace, jejích poboček a dceřiných společností.
V takových případech se zpravidla používá jedno obecné schéma pro zajištění maximálního pokrytí a účinnosti. Vypadá to nějak takto:
- Je identifikován a jasně definován konkrétní okruh problémů, které má oddělení interního auditu řešit. Pro ně je vytvořen systém cílů, odpovídajícízásady společnosti.
- Jsou určeny hlavní funkce nezbytné k dosažení cílů.
- Spojování stejného typu indikátorů do skupin a vytváření na jejich základě strukturální jednotky, které se specializují na jejich zpracování, implementaci a dosahování.
- Vyvíjí se schéma vztahů, které definuje povinnosti, práva a odpovědnosti. To je třeba vypracovat pro každou konstrukční jednotku a zdokumentovat výsledek v předpisech a popisech práce.
- Spojení všech prvků systému do jediného celku. Určení organizačního stavu.
- Integrace oddělení interního auditu do dalších částí struktury řízení podniku.
- Vývoj interních pracovních standardů.
Poté se můžeme bavit o provedení interního auditu.
O principech a požadavcích
Co je třeba udělat, abyste získali efektivní systém? K tomu je nutné zajistit soulad s následujícími body:
- Princip odpovědnosti. Uvádí, že v případě interního auditu by osoba (skupina osob) provádějící audit měla nést disciplinární, administrativní a ekonomickou odpovědnost za nesprávné plnění svých povinností.
- Princip rovnováhy. Neodmyslitelně spojeno s předchozím. Stanoví, že auditorovi nelze přidělit kontrolní funkce, aniž by poskytl prostředky k jejich provedení. Také by se nemělo vydávat nic navíc, co nebude použito při pracovní činnosti.
- Princip včasného hlášení odchylek. Říká, že jakékoli další informace odhalené v období, kdy se provádí interní audit, by měly být co nejdříve převedeny na manažerský odkaz. Pokud tento požadavek není splněn a nežádoucí odchylky se prohlubují, ztrácí se samotný význam kontroly.
- Princip korespondence mezi spravovanými a řídícími systémy. Uvádí, že kontrolní systém by měl být dostatečně flexibilní, aby umožňoval efektivní a adekvátní ověřování údajů.
- Princip složitosti. Říká, že plnohodnotná vnitřní kontrola a audit by měly pokrývat objekty různých typů.
- Princip oddělení povinností. Umožňuje rozdělení funkcí mezi specialisty tak, aby minimalizovali zneužití moci a neumožňovali jednotlivcům skrývat problematické skutečnosti.
- Princip schválení a povolení. Stanoví, že by měla být zajištěna formální koordinace všech probíhajících finančních a ekonomických operací příslušnými úředníky v rámci jejich pravomocí.
Základní požadavky na úspěch
Internímu auditu jsme se už docela dobře věnovali. Vlastnosti potřebné ke zvýšení úrovně účinnosti jsou:
- Nárok na porušení autorských práv. Zajišťuje potřebu vytvořit specifické podmínky, které znevýhodňují organizaci nebo jejího zaměstnance (jejich skupinu) a stimulují eliminaci odchylek.
- Vyhýbání se přílišné koncentraci primárních kontrol na jednu osobu, která by mohla vést k nesprávnému nahlášení a/nebo zneužití.
- Vyžadující zájem administrativy. Musí být zajištěna korektní a vzájemná spolupráce kontrolních a řídících úředníků.
- Požadavek na vhodnost (přijatelnost) metodiky vnitřní kontroly. Stanoví, že cíle a záměry musí být racionální a účelné, stejně jako rozdělení vykonávaných funkcí.
- Požadavek na neustálé zlepšování a rozvoj. Postupem času i ty nejpokročilejší metody zastarávají. Proto musí být systém flexibilní a přizpůsobený novým úkolům i s úpravami.
- Prioritní požadavek. Kontrola nad drobnými operacemi by neměla odvádět pozornost od skutečně důležitých úkolů.
- Vyloučení zbytečných kontrolních kroků. Je nutné organizovat aktivity racionálně, bez vynaložení dalších finančních prostředků a práce.
- Požadavek jedné odpovědnosti. Poptávka po akci a pozorování musí pocházet z jednoho centra (jednotlivce nebo specifické skupiny).
- Požadavek regulace. Účinnost vnitřního systému dohledu přímo závisí na tom, jaké a kolik problémů předvídala regulační dokumentace.
- Požadavek na potenciální funkční náhradu. Pokud jeden subjekt vnitřní kontroly dočasně vystoupí z procesu kontroly, nemělo by to nepříznivě ovlivnit postupy nebo přerušit činnosti.
O účinnosti a účelnosti
Při porovnávání externího a interního auditu se tvoří dva významné tábory, z nichž každý má svou vlastní vizi toho, co je nejvhodnější. Své postoje podporují poměrně závažnými argumenty. Dobrý interní audit tak může být založen na znalosti vnitřních mechanismů v organizaci a identifikovat mnoho potenciálně nebezpečných nebo slibných bodů, zatímco zapojení externích specialistů umožňuje minimalizovat osobní sympatie a zajistit nestrannost auditu. Obecně platí, že každá organizace se v závislosti na okolnostech nezávisle rozhoduje o tom, čí služby využije, ale je na manažerech, aby zlepšili výsledek své práce.
Jak zlepšit výkon vnitřní kontroly?
Všichni chceme více s menšími zdroji. Je možné zvážit proces interního auditu a zvýšit jeho efektivitu? Docela. Co je pro to potřeba udělat? Nejjednodušší možností je vypracovat etické normy a profesní standardy. Pokud jsou dostatečné, pak jedno z jejich dodržování umožní dosáhnout vysoké kvality práce.
Kromě toho by měl vrcholový management pravidelně provádět audit vnitřního kontrolního systému. Co by měli inspektoři dělat? Jaký je jejich ideální portrét? Institut interních auditorů působí ve Spojených státech od roku 1941. V Ruské federaci tato struktura teprve začíná vznikat, takže využíváme zkušeností zahraničních kolegů. Institut interních auditorůvydal řadu doporučujících dokumentů, ve kterých je hlavní sázka na:
- Nezávislost. Předpokládá se nestranné plnění jejich povinností a vyjadřování objektivních úsudků. Zároveň se nemusíte spoléhat na úsudky kolegů.
- Objektivita. Tento bod přímo navazuje na předchozí. Objektivita vyžaduje, aby byla práce prováděna dovednostně a bezúhonně. Při sestavování zprávy musí odborník jasně oddělit fakta od spekulací.
- Věrnost. To znamená, že interní auditoři by se neměli vědomě zapojovat do nevhodných nebo nezákonných činností, které by mohly způsobit diskreditaci výsledků.
- Odpovědnost. Předpokládá se, že specialista musí vykonávat práci výhradně v rámci svých možností a odborné způsobilosti. Musí také nést odpovědnost za své činy.
- Soukromí. Při používání informací, ke kterým máte přístup při výkonu služby, je třeba dávat pozor.
Konečný příklad
To je konec článku. Už jsme se podívali na to, co jsou interní audity. Příklad upevní získané znalosti. Řekněme, že máme obchodní strukturu. Najednou se začne zaznamenávat propad tržeb, přestože se pracovní vytížení a obrat nezměnily. Aby se zjistil důvod, začíná interní finanční audit. Zpočátku dochází k seznámení s dokumentací, která popisuje pohyb finančních prostředků,operace a podobně. Zkoumá se správnost provedení a absence známek padělku. Pokud se v tomto případě nepodařilo zjistit nic podezřelého, pak interní finanční audit přistoupí do fáze sladění skutečného stavu se stavem uvedeným v dokumentaci. Například ve skladu kontroluje, zda uvedené materiály, přířezy, zařízení skutečně existují. Pozornost je věnována i spotřebnímu materiálu. Pokud tedy jedno auto ujede 100 kilometrů denně a přitom zvládne utratit 50 litrů benzínu, mělo by to být podezřelé. Je nutné pečlivě prostudovat všechny možné aspekty výskytu manků, plýtvání a krádeží. Po dokončení interního auditu by měla být dokumentace neprodleně předložena vrcholovému vedení, aby se předešlo zhoršení zjištěných problémů a aby se usnadnilo přijetí adekvátních rychlých nápravných opatření.
