Jakýkoli proces, jakýkoli podnik a jakákoli organizace překonává v průběhu práce různé fáze, jejichž konečným výsledkem je tak či onak dosažení hlavního cíle. Ve snaze dosáhnout svých hlavních priorit, které byly původně výsadou celého komplexu (výroba, obchod, vzdělávání, logistika atd.), hledají manažeři nejperspektivnější a prioritní možnosti realizace svých úkolů. Stávající systém řízení dříve nebo později ztrácí svou kvalifikační úroveň na pozadí nového vývoje, nových implementací, inovativních změn ve vývoji konkrétního odvětví. Proto si šéfové podniků a organizací dobře uvědomují důležitost a význam potřeby držet krok s dobou a držet krok se specifiky neustále se měnícího a zlepšujícího se vývojového procesu konkrétního segmentu.činnosti. Ať už se jedná o obchod, výrobu, průmysl, vzdělávání, logistiku – v každém případě je dříve či později nutné uchýlit se k organizační či technologické optimalizaci procesů řízení v konkrétním podniku.
Koncept
Optimalizace jakéhokoli procesu je soubor účinných metod a způsobů, jak zlepšit tok právě tohoto procesu s cílem získat rychlejší, optimálnější a lepší výsledek. Optimalizace je tedy pojem znamenající zvýšení efektivity, synonymum pro slovo „zlepšení“. Aby byl význam této definice jasnější, je nutné vysledovat vlastnosti optimalizace na konkrétním příkladu.
Řekněme, že zaměstnanci oddělení oděvní továrny pracují společně u nich, chodí na směny šest dní v týdnu a pracují devět hodin. Produktivita jejich práce znatelně klesá v pozdním odpoledni a jejich výkon se stává méně produktivním ke konci týdne, kdy fyzické možnosti pracovníků vysychají. V souladu s tím klesá objem jimi odvedené práce, zhoršuje se kvalita jejího výkonu, v důsledku čehož klesá poptávka po vyráběných výrobcích a následně i celková úroveň příjmů oděvní továrny. Racionálně uvažující manažer, který na tyto zaměstnance přímo dohlíží, by po zaznamenání takového negativního trendu měl okamžitě přijmout opatření k optimalizaci výrobního procesu. K tomu potřebuje vypracovat plán na zlepšení efektivity práce v tomto výrobním místě a nezapomeňte vzít v úvahu všechny nuance, které proces doprovázejí. Nanapříklad je nutné vypočítat, jaké budou náklady podniku, pokud bude na pomoc pracovníkům přijata třetí osoba nebo pokud bude dívkám nabídnuta práce ve směnách s nárůstem denních hodin a snížením počtu výjezdů za měsíc. Takže umístěním třetí osoby do pomocných švadlenek bude možné dosáhnout zvýšení rychlosti a objemu odvedené práce o jednu třetinu. A pokud ušetříte na mzdě třetího zaměstnance a vezmete dvě dívky na směny každý druhý den, přes víkend budou mít příležitost nabrat sílu a pracovat mnohem tvrději a rychleji v pracovní dny.
A tak je to v každém průmyslovém segmentu – vznikající problémy v procesu fungování jakéhokoli podniku vyžadují jejich povinné odstranění vypracováním konkrétního akčního plánu zaměřeného na optimalizaci pracovního postupu jako celku.
Cíle a záměry
Jako každý postup uplatňovaný vedením podniku nebo organizace v rámci jejich přímých činností (ať už se jedná o vzdělávací rozpočtovou instituci, obchodní obchodní společnost nebo průmyslový komplex), je program na zvýšení výrobní kapacity nutně zaměřené na dosažení konkrétních cílů a záměrů. Optimalizace procesů v podniku jakéhokoli odvětví činnosti je charakterizována hlavními klíčovými body:
- zvýšení produktivity společnosti;
- zlepšení kvality služeb pro potenciální zákazníky a návštěvníky;
- zlepšení konkurenceschopnosti na trhuposkytované služby;
- modernizace základních procesů výrobního cyklu;
- zvýšení ziskovosti firmy;
- posouzení poměru existující pracovní síly a fyzických zdrojů s náklady na jejich údržbu;
- expanze firmy (je-li to nutné).
Hlavním a imperativním cílem každé společnosti fungující na komerční bázi bude přirozeně dosahovat zisku. V souladu s tím budou úkoly a cíle optimalizace procesů řízení živnostenských činností zaměřeny výhradně na zvýšení efektivity výrobních kapacit a zvýšení tržeb.
Pokud jde o strukturu rozpočtu, je zde kladen důraz na zlepšení kvality práce zaměstnanců v rámci samotné organizace. Například optimalizace vzdělávacího procesu nebo optimalizace vzdělávacího komplexu (předškolní, školní, univerzitní) jako celku by měla být zaměřena na zlepšení metod výuky, přilákání pouze vysoce kvalifikovaných odborníků a učitelů, změnu struktury kurikula specifika výuky s cílem maximalizovat návratnost studentů. Zde jde o to, aby byl proces učení pro studenty snazší, jednodušší, srozumitelnější, ale zároveň by faktor efektivity měl zůstat na stejné úrovni nebo dokonce vzrůst.
Metody
Je samozřejmé, že k dosažení stanovených cílů a záměrů je nejprve nutné vyvinout soubor relevantních aktivit, kterépřímo přispěje k dosažení požadovaného výsledku. K tomu se vyvíjejí vhodné metody pro optimalizaci procesů na různých úrovních. Jinými slovy, abyste dosáhli toho, co chcete, musíte přemýšlet o způsobech, jak toho dosáhnout.
Přirozeně v závislosti na směru činnosti konkrétního podniku nebo organizace se metody optimalizace pracovních procesů v každé konkrétní společnosti liší. Obecně však platí, že různé způsoby, jak zlepšit efektivitu fungování společností různých průmyslových struktur, jsou stále zaměřeny na stejné prioritní oblasti rozvoje.
- Metoda vyloučení – zajišťuje eliminaci těch vnějších a vnitřních faktorů reprodukce, které působí jako překážky a překážky a brání společnosti ve zvyšování její ziskovosti.
- Metoda zjednodušení – zahrnuje snížení úrovně složitosti ve struktuře výrobního (prodejního, vzdělávacího, logistického) procesu rozložením hlavního množství práce do samostatných segmentů a sekcí.
- Metoda standardizace – charakterizovaná zaváděním nových programů, inovativních technologií, zásadně odlišných technik, produktů, komponent a fází propagace pracovního postupu.
- Metoda snížení je způsobena potřebou snížit produkci, zdroje, práci, rezervy a finanční náklady.
- Metoda zrychlení – zajišťuje potřebu snížení časových ztrát a také zavedení paralelníhoinženýrství, simulace, rychlý návrh vzorků a automatizace pracovních postupů.
- Metoda změny – nejvíce neúspěšné oblasti, které zpomalují výrobní proces, musí být nahrazeny zásadně novými, efektivními a efektivními. Nekvalitní materiály by měly být nahrazeny dobrým produktem, neúčinná technika by měla být nahrazena účinným provozním zařízením atd.
- Metoda interakce – veškerá práce v podniku by měla být prováděna v dobře koordinovaném týmu spojeném jediným cílem a myšlenkou. Interakce zaměstnanců na různých úrovních hierarchické podřízenosti a společná produktivní práce pomohou realizovat cíle a záměry, které jsou stanoveny pro zaměstnance jako celek.
Abyste pochopili, jak můžete dosáhnout optimalizace systémů a procesů v nejprioritnějších oblastech činnosti, je nutné se u každé z nich věnovat podrobněji.
V kontrole
Rozhodování je nejdůležitější složkou komplexu řízení v jakémkoli podniku, ať už jde o výrobu, obchod nebo rozpočet. Jakákoli optimalizace procesů v organizaci nějakým způsobem zahrnuje zapojení lidského faktoru. To, jak bude vytvořen pracovní proces a jak budou v tomto procesu interagovat lidské zdroje, určuje produktivitu společnosti jako celku. Dobře navržený management a schopnost implementovat efektivní metody fungování do procesu řízení jako celku nejen optimalizujestrukturu vztahů mezi zaměstnanci, ale také zvýšit ziskovost podniku jako celku.
Jaké metody lze tedy použít k dosažení produktivity řízení jako hlavního nástroje pro řízení podniku?
- Zajištění snadné ovladatelnosti – čím jednodušší se vytvoří struktura interakce a hierarchické podřízenosti některých zaměstnanců vůči ostatním, tím rychleji a plodněji budou všechny procesy probíhat jako celek.
- Představení nových návrhů na zvýšení ukazatelů kvality vyráběných produktů ve stávajícím systému řízení.
- Pomoc při snižování takového ukazatele, jako je závislost podniku na lidské složce – což znamená přechod na automatizované pracovní systémy.
- Povinné zavedení kontroly nad výsledky podniku, jakož i následná analýza jeho ziskovosti na základě posouzení konkrétních faktorů.
- Minimalizace nákladů a výdajů v těch segmentech, kde je to nejracionálnější.
- Plánované a logické rozdělení odpovědností a příslušných pravomocí mezi funkční oddělení společnosti.
- Provádění celkové kontroly opakování stejných úkolů prováděných různými odděleními, aby se zabránilo iracionálnímu rozdělení pracovní doby a funkčních povinností.
Jaký je hlavní cíl optimalizace procesů řízení? Skutečnost, že akční plán pro zavedení produktivních metod aodstranění neefektivních činností umožňuje snížit náklady společnosti jako celku, aniž by byly dotčeny zájmy zaměstnanců.
Ve výrobě
Základním pravidlem ziskového podniku a efektivní výroby je zvýšit rozdíl mezi výrobními náklady produktu a jeho prodejní cenou. To znamená, že pokud mluvíme konkrétně o výrobním podniku, pak celý smysl této práce je zajistit, aby cena konečného produktu ospravedlnila náklady spojené s jeho výrobou. A čím větší je rozdíl mezi náklady a náklady, tím je výroba považována za ziskovější a produktivnější (samozřejmě v případě, kdy je cena jedné jednotky hotového výrobku vyšší než náklady potřebné na jeho výrobu).
Jak je možné optimalizovat výrobní procesy? Jaké metody se používají ke zvýšení jeho účinnosti?
- Restrukturalizace systému nákladového účetnictví je základní a hlavní součástí procesu optimalizace. Pouze kompetentní a správný přístup k rekvalifikaci a přerozdělování nákladů může posunout výrobu na novou úroveň.
- Výpočet a analýza současných výrobních nákladů - mluvíme o výpočtu nákladů na suroviny, mzdách zaměstnanců podniku, platbách za komunální služby, odpisy zařízení atd.
- Transformace výrobního cyklu – identifikace kritických momentů ve výrobním cyklu a eliminace faktorů, které brání procesu.
- Modernizacezařízení - výměna starého, plně odepsaného pracovního zařízení za nové technické zařízení umožní několikanásobně zvýšit efektivitu výroby.
- Zvýšení výrobní kapacity – rozšíření výroby slouží jako základ pro zvýšení ziskovosti podniku na základě získávání nových příležitostí.
- Automatizace pracovního postupu – Snížením nákladů na výplaty mezd dalším najatým zaměstnancům má vedení výrobního závodu příležitost ušetřit značné množství peněz.
- Identifikace optimálního seznamu nakupovaných surovin - analýza skutečně potřebných zásob, které podnik pořizuje pro výrobu hotového výrobku, pomáhá identifikovat výhradně prioritní oblasti (nejprodávanější šarže) a soustředit se na ně.
- Minimalizace odpadu – pro optimalizaci nákladů je nutné používat recyklovatelné materiály, využívat recyklační zařízení, nevyhazovat odpad, který je docela vhodný k recyklaci a opětovnému použití.
- Výstavba vlastní elektrické rozvodny – velké podniky utrácejí obrovské množství peněz na zásobování dílen energií. Vybudování vlastní rozvodné elektrárny umožní snížit tyto náklady na minimum. Je však třeba poznamenat, že takové příležitosti jsou vlastní pouze velkým výrobcům.
V obchodě
Obchodní podniky, stejně jako výrobní podniky, se snaží zvýšit svéefektivitu s cílem přilákat velké investice a zvýšit čistý zisk z prodeje. Optimalizace komerčního podnikání se projevuje zejména v následujících metodických krocích:
- správná organizace plánování;
- prognózy a průzkum trhu;
- obsadit správné místo na trhu zboží a služeb;
- identifikace potřeb potenciálního kupce;
- nahrazení nerentabilních dodavatelů dodavateli s vyšší prioritou;
- nakupujte výhradně zboží na vrácení peněz;
- další stimulace poptávky (reklama);
- rozšíření sortimentu (extrémně racionální);
- správná cena;
- zlepšení marketingu a prodeje produktů.
Komerční podnikání je jako žádné jiné primárně zaměřeno na vydělávání peněz a zisk. Optimalizace prodejních procesů je proto zaměřena přímo na zvýšení ziskovosti obchodní společnosti.
V pedagogice
Předškolní vzdělávací instituce a mateřské školy jako rozpočtové instituce trpí konzervativními metodami vedení vzdělávacího procesu neméně silně než nestátní struktury. Učitelé zde musí pracovat nikoli s hmotnými produkty finální výroby, ale se znalostmi, dovednostmi a schopnostmi, které mohou a mají vložit do myslí mladé generace. Úroveň znalostí, kterou dnes poskytuje současný pedagogický vzdělávací systém, je přirozeně regulovánastávající GOST a předepsaná pravidla. Ale jak efektivní je dnešní vyučování? A na čem závisí zvýšení efektivity pedagogického procesu?
Optimalizace vzdělávacích aktivit je často zaměřena na:
- aktivace kanálů vnímání - přijímání konkrétních informací dětmi a jejich aktivní asimilace;
- rozvoj souboru opatření k přilákání zvýšené pozornosti dětí ke vzdělávacímu procesu a učení se novým dovednostem;
- zavedení nejnovějších metod vzdělávání, které zvyšují zapojení dětí do vzdělávacího procesu;
- používání vizuálních příkladů k rychlému upevnění přijatých informací a schopnosti asociativního myšlení;
- použití provozního testování;
- děti, které se účastní přímé přípravy některých aspektů lekce;
- efektivní řízení času.
Optimalizace práce vychovatelů v mateřských školách je mimo jiné dosahováno neustálým zvyšováním jejich kvalifikace, doplňováním vlastních znalostí o nejnovější nápady a specifika výuky v předškolních zařízeních. Správně, srozumitelně a správně umí vkládat informace do vývoje dětí pouze kompetentní a kvalifikovaný učitel. A to je zase hlavním cílem každé školky.
Ve vzdělávání
Neméně vysoké jsou požadavky na optimalizaci vzdělávacích procesů školního a poškolního vzdělávání. Učitelé všeobecně vzdělávacích škol a univerzitní profesoři potřebují ještě častější recertifikaci než učitelé předškolních zařízení. Cojsou základní aspekty optimalizace činností učitelů a lektorů ve třídě?
- Práce na zajištění správného primárního vnímání vzdělávacího materiálu – aby studenty (studenty) zaujal materiál prezentovaný učitelem, musí učitel tvrdě pracovat a přemýšlet o tom, jak zlepšit prezentaci nové téma. Koneckonců je to míra zapojení studenta do pracovního procesu, která určuje, jak se bude látku v budoucnu učit.
- Asimilace získaných znalostí – pouhá schopnost zprostředkovat téma lekce posluchačům přednášky nestačí k tomu, aby se znalosti zakořenily v myslích studentů. Proto je učitel (učitel) povinen stavět svá praktická cvičení s povinným předváděním snadných, jednoduchých a srozumitelných příkladů. To výrazně zvyšuje schopnost studentů zapamatovat si nově přijaté informace.
- Uplatnění získaných dovedností – provádění všemožných experimentů na workshopech nebo domácích úkolů formou kreativní aplikace nabytých znalostí je považováno za efektivní techniku optimalizace fixační fáze při zvládnutí tématu.
Hlavním cílem optimalizace vzdělávacího procesu je kvalitní prezentace látky učitelem a optimální využití jeho schopností ke zvýšení efektivity vstřebávání nových informací studenty.
V logistice
Velká logistická centra zabývající se dopravou, nákladní přepravou a komunikací s dodavateli také vyžadují povinná opatření k optimalizaci logistických procesů. Co dělárežie?
- Plánování operací na základě poměru časových a finančních ukazatelů se zaměřením na motto „čas jsou peníze“.
- Aktivní využívání nejnovějších informačních technologií – používání kompaktních notebooků a dalších gadgetů ke komunikaci s dopravci, speditéři, zákazníky.
- Systematický výpočet finančních a pracovních zdrojů pro přepravu zboží z bodu A do bodu B na základě posouzení rentability a rentability takové přepravy.
- Minimalizace rizik při přepravě nákladu, vybudování systému znehodnocení v případě poškození nákladu vinou dopravce nebo speditéra.
- Minimalizace rizika poškození nákladu vlivem teplotních nebo časových podmínek (nákup chladírenských skladů, dodržování pravidel pro skladování nákladu ve formě zboží podléhajícího rychlé zkáze).
V organizaci
Optimalizace technologických procesů velmi úzce souvisí se správně organizovanou prací v podniku jako celku. Efektivita jeho fungování závisí na tom, jak je vybudována organizační struktura podniku. A vzhledem k tomu, že struktura společnosti je zcela založena na zaměstnancích a povinnostech, které vykonávají, je nejdůležitějším organizačním úkolem každé společnosti personální optimalizace. Patří mezi ně:
- snížení nákladů zaměstnavatele na zajištění pracovní činnosti;
- zvýšení skutečné kvalifikace zaměstnanců;
- automatizace práce – nahrazení fyzické práce strojem;
- zbavit se neefektivních zaměstnanců – redukce;
- zlepšení systému personálního řízení.
Zde je pouze krátký seznam těch bodů, které jsou zásadní při reorganizaci personálního managementu. Odrážejí však klíčové aspekty, které přispívají k dosažení hlavního cíle, kterým je optimalizace procesů organizace v podniku – minimalizace nákladů.
