Komunikace je zásadní pro úspěch každé organizace. Jedná se o jakýsi „oběhový systém“každého podniku. Úspěšní manažeři, vrcholoví manažeři a kompetentní odborníci dosáhli úspěchu především díky komunikačním dovednostem. Jak posílit a zároveň rozvíjet mezilidskou, skupinovou a organizační komunikaci podrobně popíšeme v našem článku.
Komunikační proces – co to je?
Komunikace je postup výměny informací, na jehož základě manažer získává informace potřebné pro efektivní rozhodování a také přináší přijatá rozhodnutí zaměstnancům podniku. V případě špatného komunikačního výkonu se rozhodnutí mohou ukázat jako chybná. Lidé nebudou dobře chápat, co od nich úřady vyžadují, a to je plné rozpadu mezilidských vztahů. Efektivita komunikačních procesů je často určenakvalita rozhodnutí a způsob jejich realizace v budoucnu.
Informace hrají zvláštní roli při implementaci mezilidské a organizační komunikace. To je výsledek komunikace, vnější projev komunikačního postupu. Informace zaujímá zvláštní místo ve verbálním chování člověka. Přechází z jednoho předmětu do druhého. Zároveň zde mohou jako subjekty vystupovat jednotlivci, skupiny nebo celé organizace.
Komunikaci lze provádět předáváním myšlenek, názorů, dovedností, faktů, vjemů nebo pocitů. Vyžaduje to získat požadovanou odpověď jako odpověď. Zároveň je třeba vzít v úvahu, že systém organizační komunikace a informace jsou různé jevy, i když jsou vzájemně propojené. Komunikace tedy není jen to, co se přenáší, ale také to, jak se toto „něco“přenáší. Informace jsou pouze nedílnou součástí komunikačního procesu.
Organizační komunikační systém
Komunikace je proces, ve kterém si dva nebo více lidí vyměňují určité informace. Hlavním cílem organizační komunikace je dosáhnout porozumění informacím, které se mají vyměňovat. Koneckonců, samotná skutečnost výměny nezaručuje úspěch implementovaného postupu.
Organizační komunikační systém se skládá z několika předmětů:
- odesílatel – osoba, která vytváří nápad nebo vybírá informace pro přenos;
- kanál – prostředek pro přenos souboru informací;
- příjemce – osoba, která přijímá informace a interpretuje je;
- zprávy – přímá informace zakódovaná v řadě specifických znaků.
Odesílatel a příjemce jsou dvě hlavní entity. Během komunikačního procesu procházejí několika vzájemně souvisejícími fázemi. Jejich úkolem je sestavit zprávu a pomocí kanálu ji přenést tak, aby obě strany interpretovaly původní myšlenku stejným způsobem. To je poměrně obtížný úkol, protože každý další krok může zkreslit význam myšlenky.
Čtyři fáze mezilidské a organizační komunikace vypadají takto:
- generování nápadu;
- kódování a výběr požadovaného kanálu přenosu informací;
- přenos informací;
- decoding.
O každém kroku trochu více.
Komunikační prvky
Procedura komunikace může často trvat jen několik sekund, a proto je poměrně obtížné v ní určit konkrétní fáze. Sociologové nicméně identifikovali a analyzovali čtyři hlavní fáze komunikačního procesu.
První fáze se nazývá generování nápadů. Organizační komunikace je postup, který začíná formulací určitých informací. Odesílatel řeší problém doručením zprávy. Často takové pokusy selžou již v první fázi, protože odesílatel nevěnuje dostatek času přemýšlení o nápadu.
Mnozí odborníci zdůrazňují důležitost, dokonce i tu převládajícíhodnotu prvního stupně. „Nezačínejte mluvit, než začnete myslet,“řekl kdysi Jefferson Davis, hrdina americké občanské války. Vždy byste měli myslet na myšlenku, kterou chcete adresátovi sdělit. Musíte si být jisti relevanci a přiměřeností této myšlenky a také konkrétní situací a účelem.
Druhý krok se nazývá kódování a výběr kanálu. Organizační kultura komunikace vyžaduje přeformulování myšlenky, kterou chce odesílatel sdělit do určitých symbolů. Mohou to být slova, gesta, intonace nebo něco jiného. Je to kódování, které mění myšlenku v kompletní zprávu.
Aby bylo možné myšlenku dobře předat, musí odesílatel vybrat kanál, který je kompatibilní s typem znaků, které se používají pro kódování. Nejznámější jsou řeč, písmo a různé druhy elektronických médií: videozáznamy, e-mail, počítače atd. Přenos materiálu není možný, pokud kanál není vhodný pro fyzickou podobu vybraných postav. Je třeba také poznamenat, že účinnost komunikačních procesů může být snížena, pokud kanál neodpovídá myšlence vyvinuté v první fázi.
Třetí fází v procesu mezilidské, skupinové nebo organizační komunikace je přímý přenos informací. Odesílatel použije kanál k doručení zprávy – zakódovaná myšlenka se přenese fyzicky.
Poslední krok se nazývá dekódování. Přijímač překládá přijaté znaky složené odesílatelem dovlastní myšlenky. Dokončení komunikace je spojeno s formulováním myšlenky dvěma subjekty procesu.
Typy komunikace
Organizační komunikace je široký a velmi objemný proces obsahující mnoho různých prvků. Podle nejběžnější klasifikace se komunikativní postup dělí na vnitřní a vnější. Vnější proces je interakce mezi organizací a vnějším prostředím. Kromě toho vnější faktory silně ovlivňují aktivity organizace.
Podniky používají různé způsoby komunikace se složkami svého vnějšího prostředí. Stávající potenciální spotřebitelé dostávají potřebné informace prostřednictvím reklamy nebo jiných prostředků propagace zboží. Prvořadý význam zde má určitý obrázek, který tvoří image organizace.
Druhý typ komunikace se nazývá interní. Jedná se o vnitroorganizační vazby mezi různými úrovněmi a odděleními. Mohou být formální nebo neformální.
Formální komunikační vazby jsou jevy určené organizační strukturou podniku, vztahem mezi úrovněmi řízení a funkčními jednotkami. Neformální komunikace je takzvaný „kanál pověstí“. Fámy nejsou vždy považovány za nepřesné informace. Studie ukazují, že více než 80 % organizačních fám má velmi reálnou a dobře podloženou událostní základnu.
Organizační komunikace je nejširší systém neformálních kanálů. To může zahrnovat následující typy informací:
- změna organizační struktury;
- nadcházející propagace a převody;
- podrobnosti o organizačních sporech;
- nadcházející omezení výroby;
- neformální schůzky atd.
Podle jiné klasifikace je struktura organizační komunikace tvořena úrovněmi. Procesy přenosu informací tedy mohou být implementovány vertikálně - to znamená, že mohou být sestupné a vzestupné. Sestupnou skupinou informačních procesů je přenos informací z vyšší úrovně na nižší - např. když je pracovník dotázán na úkoly, priority, požadované výsledky atd. Komunikace směrem nahoru probíhá ve formě návrhů, zpráv, vysvětlivky atd.
Měli byste také zdůraznit komunikační procesy mezi odděleními, mezi pracovní skupinou a úřady, zástupci odborů a vedením atd.
Typy komunikačních bariér
Efektivita organizační kultury komunikace může být znatelně snížena v důsledku tzv. bariér - interpersonálních bariér. Na systémové úrovni jsou rozděleny do několika typů.
První překážka může být způsobena podmínkami vnímání. Úkolem manažera nebo jakéhokoli jiného představitele řídící struktury je pochopit podstatu vnímání, určit „realitu pro jednotlivce“. Je známo, že lidé nereagují na skutečné jevy ve svém okolí, ale nazpůsoby vnímání těchto jevů. Pochopením faktorů, které ovlivňují vnímání, lze překonat mnoho překážek.
Nejběžnějším příkladem percepční bariéry je konflikt mezi oblastmi činnosti příjemce a odesílatele. Stejné informace mohou být interpretovány různými způsoby v závislosti na jejich zkušenostech. Lidé mohou přijímat informace selektivně s ohledem na jejich zájmy, názory, požadavky a emocionální stav.
Další organizační komunikační bariéra se nazývá sémantická. Sémantika je věda o používání slov a přidělování jejich významu. Některá slova často vedou k nedorozuměním, protože mohou změnit svůj význam v závislosti na kontextu.
Neverbální bariéry jsou třetí skupinou komunikačních bariér. Mluvíme o libovolných postavách kromě slov. To je úsměv, napjatá tvář, svraštělé obočí, oční kontakt a další. Zvláště důležitá je zde intonace – jak přesně se slova vyslovují. Jedna a ta samá fráze může mít různý charakter, nestejnou emocionální konotaci.
Neefektivní zpětná vazba je čtvrtým problematickým faktorem v organizační komunikaci. Každý zná hodnotu alespoň nějaké reakce na odeslanou zprávu. V opačném případě bude jedna ze stran považovat komunikaci za neúspěšnou.
Řešení problémů v organizačním komunikačním systému
V současné době bylo vyvinuto několik strategiíefektivně překonávat komunikační bariéry a zlepšovat efektivitu komunikace na úrovni organizačních zaměstnanců.
Za prvé by vedení podniku mělo věnovat pozornost rozvoji komunikačních dovedností svých zaměstnanců. Nejoblíbenější metodou interakce mezi subjekty je aktivní naslouchání. Význam této techniky spočívá ve schopnosti posluchače pomoci mluvčímu říci přesně to, co původně zamýšlel sdělit. Existuje několik principů aktivního naslouchání:
- kladte otázky, ale nepřerušujte řečníka;
- předložte vám partnera, vytvořte přátelskou a vřelou atmosféru;
- buďte trpěliví a vyhněte se konfliktům během fáze učení;
- projevte sympatie a zájem o partnera;
- snažte se neutralizovat rušivé vlivy, vyhněte se vnějšímu rušení.
Zadruhé, šéfové si musí ujasnit svá vlastní přání a nápady, než je předají dál. Je nutné pravidelně přemýšlet a analyzovat záležitosti a problémy, které je třeba učinit předmětem přenosu.
Efektivní organizační komunikace lze dosáhnout použitím technik, jako je poskytování zpětné vazby, „pohled zvenčí“, náchylnost k potenciálním problémům atd.
Interpersonální komunikace
Jakákoli forma organizační komunikace bude považována za úspěšnou pouze tehdy, pokud se ukáže, že její hlavní prvky jsou kvalitativně formovány -fenomény mezilidské komunikace. Jak správně navrhnout komunikaci mezi dvěma a více subjekty? Pro začátek je třeba mít na paměti několik zásad:
- nevratnost zničení toho, co bylo řečeno nebo odesláno;
- zpětná vazba jako nezbytná podmínka komunikačního procesu;
- nevratnost a nevyhnutelnost mezilidské komunikace ve společnosti.
Existují tři hlavní formy komunikace. Jedná se o známý dialog, monolog a polylog. Právě tato druhá forma hraje zvláštní roli při budování organizační formy komunikace.
Způsoby optimalizace komunikačních procesů
Věnujte zvláštní pozornost zpětné vazbě. Je to základní prvek organizační komunikace. Roli této složky nelze podceňovat. Právě odezva dělá proces komunikace nejkvalitnějším a nejefektivnějším.
Mějte na paměti, že zpětná vazba by měla být včasná a jasně strukturovaná. Měl by obsahovat parafrázovanou původní zprávu a řadu upřesňujících otázek. Je nežádoucí hodnotit původní zprávu – negativní i pozitivní.
Nejběžnějším a nejspolehlivějším způsobem, jak získat zpětnou vazbu, je klást otázky. Nejčastěji jsou potřeba k porovnání příchozí zprávy s tím, co chtěl příjemce původně slyšet. Totéž platí pro odesílatele: může příjemci položit dodatečné otázky, aby porovnal zaslaný materiál s tím, co měl být původně formulován.
Proefektivní řízení organizační komunikace, je nutné snažit se rozvíjet technické komunikační dovednosti zaměstnanců - zejména psaní poznámek, používání faxu, e-mailu atd.
Systémy řízení a kultura komunikace musí být jasně stanoveny. Moderní organizace mohou využívat „horké linky“podnikového typu – kdy zaměstnanci mohou kdykoli využívat výměnu informací, klást vyjasňující otázky, vyjadřovat své myšlenky a hodnotové soudy, organizovat společné pikniky, exkurze atd. To vše jsou neformální příklady organizační komunikace.
Existuje tedy několik způsobů, jak zlepšit efektivitu organizační komunikace. Zároveň zůstává relevantní jedna otázka: proč jsou vůbec nutné postupy výměny dat a komunikace? Jaký mají význam a jaký význam nesou? Zkusme to zjistit dále.
Význam komunikace v organizačním procesu
Moderní období ve vývoji komunikačních procesů nám umožňuje hodnotit tento fenomén jako produkt určený potřebami společenské produkce. Tradiční faktory, jako je práce, půda a kapitál, budou fungovat pouze tehdy, budou-li efektivně využívány postupy výměny dat a komunikace.
Komunikace je chápána jako systém přenosu informací a odezvy. Jedná se o výměnu znalostí, duševního vlastnictví, různých druhů informací atd. Postup specializace manažerských komunikačních aktivit je zdůrazněn vspeciální druh profesionální služby, jejímž účelem je efektivní formování a kompetentní rozvoj všech typů organizačního kapitálu. Tohoto cíle lze dosáhnout pouze použitím speciálních technologií, nástrojů, metod a mechanismů pro přenos informací.
Je známo, že bez komunikace není komunikace a bez komunikace nemůže být ani řeč o existenci žádné skupiny. Komunikace je tedy určující podmínkou pro rozvoj skupiny a jejího života.
Veškerou komunikaci lze rozdělit do dvou skupin: formální a neformální. Do první skupiny patří prvky předepsaného typu, tedy takové, které probíhají v procesu řízení. Menší podíl mají neformální typy komunikace. Vznikají spontánně a většinou se o nich nediskutuje. Zároveň si je každý zaměstnanec vědom skutečnosti své existence.
Manažer nebo jiný vedoucí musí dobře ovládat komunikační prostředky. Mezi jeho odpovědnosti patří správné používání obdržených nástrojů v procesu komunikace, překonávání bariér a bariér.
Organizační chování komunikace spočívá v předávání informací manažerům a rozhodnutí výkonným umělcům. Bez komunikačních procesů není možné vybudovat organizaci, stejně jako zajistit koordinaci lidské činnosti.
Procedura přenosu informací tedy pomáhá ve všem: umožňuje vám zajistit spojení mezi konkrétní organizací a vnějším prostředím, organizovatinterakce všech řídících funkcí a konzistence přijatých rozhodnutí.
Typy komunikačních sítí
Když mluvíme o systému organizační komunikace, je nutné vyzdvihnout pojem komunikační síť. Dvě organizační jednotky spojené linkou se nazývají kanál. V době přenosu informací může kanál propojit dvě nebo více organizačních jednotek. Takto se tvoří informační síť – poměrně častý jev pro každou organizaci.
Sítě jsou otevřené a uzavřené. Otevřené nemají žádné překážky pro tok informací dostupnými kanály. Jedná se například o „řetěz“– lineární spojení pro přenos informací. "Řetěz" je účinný pro opakující se rutinní operace, ale není vhodný pro práci v neustále se měnících podmínkách. Podobné schéma je "Kolo". Všechny informace se dříve nebo později dostanou k zaměstnanci, který zaujímá centrální pozici.
Uzavřené sítě mají omezený způsob šíření informací. Používají je organizace, které udržují obchodní tajemství.
