V mezilidských vztazích je důležitá nejen konverzace, ale i korespondence, protože informace prezentované v textové podobě jsou lépe vnímatelné, lze je uložit a mnohokrát k nim přistupovat. V moderním světě se věří, že psaní dopisů je zastaralé a irelevantní povolání. Ve skutečnosti se lidé v každodenním životě velmi často obracejí k epistolárnímu žánru. Proto je velmi důležité rozumět stylům psaní a mít dovednosti je psát.
Co je to "styl"
Co se rozumí stylem v lingvistice? Styl řeči, textu, psaní je soubor určitých jazykových prostředků, kterými člověk ústně nebo písemně vyjadřuje své myšlenky. V ruštině existuje pět hlavních funkčních stylů řeči:
- hovorový;
- artistic;
- journalistic;
- scientific;
- formální podnikání.
Někteří lingvisté rozlišují další dva další styly: zpovědní a epistolární. To druhé stojí za to popsat podrobněji.
Druhy písmen
Epistolar styl je soubor jazykových technik, které se používají při psaní dopisů. Jeho název pochází z řeckého slova epistola, což lze přeložit jako „psaná zpráva“. V té či oné situaci si tento styl vypůjčuje vlastnosti hlavních stylů řeči.
V závislosti na adresátovi a účelu zprávy se korespondence dělí na několik typů nebo stylů psaní:
- Neoficiální.
- Oficiální (obchodní).
Pokud je účelem dopisu výměna jakýchkoli vědeckých informací, pak taková korespondence obsahuje rysy vědeckého stylu. V žurnalistice se také velmi často používá epistolární styl, kdy autor může ve svém dopise oslovit jak konkrétní osobu, tak celou veřejnost a vyzývat k akci.
Vlastnosti písmen
Charakteristiky každého stylu psaní se liší, ale existují určité rysy, které je spojují. Při sestavování jakékoli zprávy je velmi důležité dodržovat určitou strukturu. Je třeba vyčlenit adresáta a adresáta, určit jejich sociální roli. Vyjádřete co nejpřesněji a nejstručněji podstatu sdělení pomocí jazykových nástrojů, které jsou pro tuto situaci správně vybrány.
V závislosti na účelu může autor dopisů použít různé výrazy a nastavit fráze. Korespondence většinou odhalí osobnost a osobnost adresáta. Ve větší míře je to vyjádřeno neformálním stylem psaní, kdy má autor více možností používat původní jazykobraty nebo jiné prostředky k předání vlastních myšlenek a pocitů adresátovi. Dopis není jen psaný monolog, někdy jsou v něm prvky dialogu, například když autor osloví příjemce. Epistolární styl se také vyznačuje kombinací mluveného a psaného projevu.
Různé styly psaní představují různé vzory psaní a používají různá klišé. Pro dosažení nejlepšího výsledku a informačního obsahu zprávy je užitečné znát pravidla jejich složení a psaní.
Struktura e-mailu
Určujícím znakem epistolárního stylu je kompozice. Lidé se ztrácejí v rozmanitosti typů korespondence, což vyvolává otázku, jak napsat dopis. Obecnou strukturu všech písmen lze zredukovat na následující prvky:
- Začáteční, uctivá adresa adresátovi.
- Hlavní část, odhalující podstatu sdělení.
- Konec neboli závěr, který shrnuje vše napsané.
- Podpis autora a datum sepsání.
- V některých případech postscript (P. S), který obsahuje další informace.
Soukromý dopis
Styl osobního psaní je nejzajímavější a nejrozmanitější. Taková sdělení jsou jakousi deníkovou stránkou, v níž autor vyjadřuje své nejniternější myšlenky a zážitky. Míra jejich prozrazení závisí na blízkosti vztahu mezi odesílatelem a příjemcem.
Adresáti osobních dopisů jsou obvykle rodinní příslušníci, příbuzní, přátelé. Povaha takové korespondence je intimní a přísně důvěrná;autor je jasně vysledován v celém příběhu nebo zpovědi. Může to být příběh o minulých událostech, úvahy o různých tématech, postřehy nebo rady. Kreativita je zde neuvěřitelně velká, protože odesílatel má obrovský arzenál výtvarných a výrazových prostředků. Pomáhají zřetelněji reflektovat pocity a vjemy autora při konkrétní příležitosti, nějakým způsobem plní funkci mimiky v živé komunikaci. Osobní dopisy jsou tedy velmi emotivní a expresivní, protože v nich autor velmi často neváhá v silných výrazech, někdy i s použitím vulgárních výrazů.
Soukromá zpráva nemá žádná přísná pravidla pravopisu, kromě těch základních, která jsou společná pro všechny styly psaní dopisů. Zde je podporována svoboda autorova myšlení, lehkost a přirozenost.
Dopisy ve vědecké činnosti
Dopisy ve vědecké oblasti jsou sestavovány za účelem výměny vědeckých informací mezi vědci. Jedná se o druh vědecké zprávy adresované konkrétní osobě. Vědecký styl psaní se vyznačuje přesností a důsledností prezentace. Nejednoznačný výklad té či oné informace je zde nepřijatelný, materiál je třeba chápat jednoznačně. K dosažení tohoto cíle napomáhá používání tezí a termínů. Vědecké informace musí být také podpořeny nezpochybnitelnými fakty, které potvrzují jejich pravost.
Cíle, pro které je vědecké psaní vytvářeno, vyžadují monotónnost a suchost prezentace. Takové sdělení samozřejmě postrádá výraznost,objektivita v něm hraje rozhodující roli. Prezentace materiálu ve vědeckém psaní se nejčastěji vyskytuje ve formě monologu. Začátek autora v takovém dopise je redukován na minimum. Zde je důležité zaměřit se na obsah dopisu, a ne na úhel pohledu toho, kdo jej napsal. Osobní názor odesílatele je však stále do určité míry zobrazen, i když implicitně.
Epistolar styl v žurnalistice
Hlavním cílem žurnalistických prací je zapůsobit na čtenáře pomocí dobře strukturovaného projevu, inspirovat ho nějakou myšlenkou či nápadem. K dosažení tohoto cíle se mnoho novinářů obrací na formu dopisu, který zveřejňuje v médiích. Takové zprávy mohou být dvou typů: s adresátem a bez něj. Dopis bez konkrétního adresáta je určen širokému okruhu lidí. Dostávají se v nich do povědomí veřejnosti aktuální témata či události. V žurnalistice existují dopisy adresované konkrétní osobě, například hlavám států nebo jiným mediálním osobnostem. Jejich úkolem je přimět vlivné adresáty k řešení naléhavých problémů, požadovat okamžitou akci.
Na rozdíl od vědeckého psaní je novinářský styl psaní více subjektivní a kontroverzní. Pro pokrytí a hodnocení aktuálního dění publicista obratně manipuluje s různými výrazovými prostředky.
Funkce pravopisu
Novináři pečlivě vybírají společensky významnou událost a komplexně ji analyzují z pohledu autora dopisu nebo jeho zákazníka. Dále je učiněn určitý úsudek a navržena řešení.popsaný problém. Při sestavování takového dopisu jsou velmi důležité přesvědčovací schopnosti a také znalost lidské psychologie. Tím, že je publicisté zavedou do praxe, nasměrují diskusi směrem, který potřebují, a čtenářům tak neponechají téměř žádnou svobodu volby.
Úřední dopis
V systému klasifikace dopisů zaujímá formální styl psaní zvláštní místo. Používá se v obchodní korespondenci, je mezipodnikovým komunikačním kanálem. Formální psaní má mnoho typů, které plní různé funkce. Má také jasnou strukturu a přísná pravidla, od kterých by se nemělo odchýlit. Obchodní dopis používá prostředky vlastní oficiálnímu obchodnímu stylu řeči. Ve většině případů má taková zpráva konkrétního adresáta, například právnickou osobu nebo fyzickou osobu.
Specifikum obchodního stylu psaní spočívá v jeho suchém, formálním a monotónním jazyce. Využívá obrovské množství tiskovin, razítek, klišé a standardních obratů, stejně jako různé druhy zkratek. Informace jsou prezentovány pomocí jednoduchých společných vět. Tón úředních dopisů je neutrální, prezentace informací je maximálně logická a konzistentní. To vše přispívá k řešení hlavního úkolu obchodní korespondence: přesně, stručně a věcně předat konkrétní sdělení, zbavit je emocionálního zabarvení a subjektivity.
Typy úředních dopisů
V závislosti na obsahu jsou obchodní dopisy rozděleny do mnoha typů. Obvykle je v každém oficiálním dopise vznesena jedna otázka. Pokud je nutné okamžitě vyřešit dva nebo víceproblémy, několik typů se vejde do jedné zprávy.
Rozlišují se následující typy obchodních dopisů:
- Obálka – dopis s pokyny k odeslání dokumentů.
- Záruka – potvrzení a konsolidace určitých podmínek.
- Poděkování - výraz vděčnosti a touhy po další spolupráci.
- Pozvánky – oficiální pozvánka k účasti na události.
- Gratulujeme.
- Informační.
- Propagace nebo nabídky spolupráce.
- Žádosti.
- Oznámení.
- Žádosti.
- Odpovědní dopis.
Napsání obchodního dopisu
Jak správně napsat formální dopis? Je důležité znát a správně aplikovat zákony skládání takových zpráv. Nejprve se musíte rozhodnout o předmětu dopisu a jeho typu. Zde je třeba vzít v úvahu všechny informace, o kterých adresát již ví, a na základě toho pečlivě zvážit předložený obsah a argumenty. Dopis by měl být co nejvíce informativní a logický, bez zbytečných odboček a vody.
Existují dvě skupiny obchodních dopisů: jednorozměrné a vícerozměrné nebo jednoduché a složité. Jednorozměrné zprávy jsou stručné a řeší pouze jeden problém. Obvykle nevyžadují odpověď. Vícerozměrná písmena vyvolávají několik problémů, a proto mají složitější strukturu. Jejich složení by mělo být zváženo podrobně.
Text složitého dopisu se skládá z několika částí. Vprvní část naznačuje motivy, které přiměly autora k napsání sdělení, poskytuje potřebné argumenty. Zde je třeba zodpovědět otázku, za jakým účelem tento dopis vznikl. Ve druhé části autor vyvozuje závěry, předkládá návrhy, řešení nastoleného problému a požadavky.
Struktury některých typů formálních písmen
Žádostný dopis:
- Důvod žádosti.
- Samotný požadavek.
- Požadovaný výsledek, vyjádření vděčnosti a ochoty spolupracovat, pokud bude žádost schválena.
Žádostný dopis:
- Důvod důležitosti požadavku.
- Samotný požadavek.
- Výsledek, pokud je požadavek splněn.
Průvodní dopis
- Materiálové upozornění.
- Informace o materiálu.
Odpovědní dopis o zamítnutí žádosti
- Duplikace dřívějšího požadavku.
- Důvod zamítnutí.
- Prohlášení o faktu odmítnutí nebo odmítnutí.
Dopis s odpovědí někdy poskytuje alternativní způsoby řešení uvedeného problému.
Moderní kancelářská práce většinou používá jednorozměrná úřední písmena.
Dopis
Obchodní korespondence probíhá na hlavičkovém papíře pro úřední dopisy. Musí splňovat vládní normy a obsahovat následující prvky:
- Logo právnické osoby.
- Název právnické osoby (autora dopisu).
- Kontakty (adresa, číslotelefon, e-mail, webové stránky).
- Datum dopisu.
- Registrační číslo dopisu.
- Odkaz na datum a číslo příchozí zprávy (pokud je to například dopis s odpovědí).
Na konci dopisu odesílatel uvádí následující informace:
- Pozice a příjmení s iniciálami osoby, která dopis podepisuje.
- Pozice a příjmení s iniciálami překladače (pokud neuvede svůj podpis).
- Seznam aplikací (pokud je k dispozici).
Kromě dodržování formálních pravidel hraje při návrhu důležitou roli papír (pokud je dopis zasílán klasickou poštou). Bude se lišit v závislosti na typu obchodního sdělení. Například obyčejný bílý papír je vhodný pro běžný formální dopis. Pro zvací dopisy, gratulace, poděkování je nejlepší zvolit silný nebo reliéfní papír. Prodejní dopisy vypadají dobře na barevném papíře.
Klichy a nastavené fráze
Formální pravidla stylu psaní vyžadují použití hotových jazykových vzorců. Následující konstrukce mohou být použity v různých situacích:
Při dokládání důvodů a motivů:
- Z důvodu nedostatku finanční pomoci…
- Vzhledem k obtížné ekonomické situaci…
- Abyste mohli spolupracovat…
- Podle vašeho dopisu…
- Podle protokolu…
- V reakci na vaši žádost…
- Potvrzení naší dohody…
- Za účelem zvýšení odpovědnosti…
- Pro vaši žádost…
Při psaní žádosti:
- Pomozte prosím…
- Zašlete prosím na naši adresu…
- Zúčastněte se prosím…
- Prosím, podnikněte kroky…
- Všimněte si prosím…
- Prosím, informujte se…
- Prosím o likvidaci dluhu…
Zadání v průvodních dopisech:
- Odesílání informací…
- Vracení referenčních materiálů…
- Posíláme smlouvu podepsanou z naší strany…
- Zasílání referenční literatury… atd.
Potvrzující e-maily začínají takto:
- Potvrzujeme…
- Vděčně potvrzuji…
Při psaní dopisu s odpovědí (neuspokojení požadavku):
- Vaše nabídka byla zamítnuta z následujících důvodů…
- Návrh společného akčního plánu, který nám byl zaslán, byl prostudován. Považujeme to za nepřijatelné z následujících důvodů…
- Vaši žádost o společnou práci zvážíme…
Konečná slova textu dopisu mohou být následující:
- Prosíme vás o zaslání informací.
- Prosíme vás, abyste svou odpověď neodkládali.
- Omlouváme se za zpoždění v odpovědi.
- Doufáme, že naší žádosti bude vyhověno.
Při psaní pozvánek:
- Vítejte v účasti…
- Pošlete prosím zástupce…
Při sepisování záručního listu:
- Platba zaručena…
- Zaručená kvalita produktu…
- Garantované termíny…
Tato prázdná místa vám pomohouudělej to správně.
