Zajištění efektivního provozu jakéhokoli podniku je spojeno se správnou organizací toku dokumentů. Neméně důležitá je kontrola nad termíny vyřízení dokumentů. Faktem je, že jak řadoví zaměstnanci, tak vedoucí oddělení nesou odpovědnost za včasné a správné řešení záležitostí obsažených v dokumentech. Dále zvažte, jaké jsou lhůty pro provedení dokumentů.
Obecné informace
Lhůty pro vyhotovení dokumentů jsou stanoveny předpisy, usneseními nebo organizačními a administrativními dokumenty.
Dostupnost informačního a referenčního systému v podniku umožňuje rychlé vyhledávání registrovaných dokumentů podle jakéhokoli znaku. Při registraci se do databáze vkládají zejména základní údaje dokumentů: příchozí / odchozí čísla, údaje o odesílateli a adresátovi, datum splatnosti atd.
Klasifikace
Existují individuální a standardní podmínkyprovádění dokumentů. Ty druhé jsou určeny zákonem. Jedná se zejména o lhůty pro plnění pokynů vlády, vedoucích výkonných federálních struktur, parlamentní vyšetřování, občanskoprávní odvolání, usnesení/rozhodnutí řídících orgánů obchodních organizací atd.
Jednotlivé lhůty pro vyhotovení dokumentů jsou stanoveny zpravidla přímo v jejich textech nebo v usnesení. Takové náznaky se vyskytují zejména v regulačních a administrativních dokumentech, statistických a jiných zprávách.
Lhůty pro vyhotovení dokumentů může vedoucí stanovit ústně.
Předpisy
V ustanoveních těchto předpisů se lhůty pro vyhotovení dokumentů liší v závislosti na jejich typu.
Například pokyny označené jako „naléhavé“musí být provedeny do tří dnů od data podpisu. Vezměte prosím na vědomí, že odpočítávání nezačíná od data přijetí papíru, ale od data podpisu.
Pokud je uvedeno „okamžitě“, pak není pro provedení dokumentu vyhrazeno více než 10 dní.
Pokud není uvedeno, doba realizace objednávky není delší než měsíc.
Změny data
V praxi často nastávají situace, kdy z objektivních důvodů není možné vyřídit dokument včas. V tomto ohledu musí podnik schválit postup pro změnu lhůty pro provedení některých zákonů. Je třeba poznamenat, že uplatněnípravidla jsou nutná, pokud je to možné, pouze ve výjimečných případech.
Rozhodnutí o změně lhůty pro vyhotovení dokumentu může učinit pouze zaměstnanec, který ji původně stanovil. Současná obchodní pravidla nedefinují minimální a maximální limity převodů. Vedení podniku je proto musí nezávisle stanovit na základě požadavků přiměřenosti a platnosti.
Podle obecných pravidel přijatých v praxi je prodloužení lhůty povoleno maximálně o 3 dny. Iniciativa by v tomto případě měla vycházet od zaměstnance, který byl úkolem pověřen. Změnu termínu vyhotovení dokumentu by měl odůvodnit a dohodnout s vedením.
Převést objednávku
Jakékoli úkony související se změnou lhůty pro vyhotovení dokumentu musí být zaznamenány v příslušných aktech.
Převod období musí být odůvodněn. Za tímto účelem může zájemce předložit jeden z následujících návrhů:
- O posunutí termínu s uvedením důvodů, proč nelze dokument vyřídit ve stanovené lhůtě.
- O zapojení spoluvykonavatelů, pokud daná osoba nemá dostatečné oprávnění k provedení příkazu.
- O jmenování dalších účinkujících.
Mělo by se říci, že interpret musí jednat rychle. Nekontaktujte vedení 2–3 dny před koncem termínu.
Ovládací operace
Sledování dodržování termínůúkoly zahrnují:
- Oprava při evidenci všech dokumentů a příkazů vedení společnosti.
- Kontrola včasného doručení úkolů účinkujícím.
- Připomenutí zaměstnancům a vedoucím oddělení ohledně nadcházejících termínů nebo jejich vypršení.
- Zadávání informací do registračních formulářů o převodu příkazů od jednoho vykonavatele k jinému, změna doby vyhrazené pro plnění úkolů.
- Upozornění manažerů na proces zpracování dokumentů.
- Zadávání informací o dokončených objednávkách do registračních formulářů, odebrání úkolů z kontroly.
- Vytváření analytických referencí a zpráv o kontrole načasování.
Nuance
Všechny úkony vyžadující provedení a reakci by měly být pod kontrolou. Ve správních listech jsou rozhodnutí předmětem sledování. Zároveň je každá položka v nich obsažená (tedy každý úkol, úkol) pod kontrolou.
Sekretářka hlavy potřebuje kontrolovat provádění ústních rozkazů hlavy.
Automatizovaný monitorovací systém
V poslední době mnoho podniků používá při své práci počítačové programy a databáze. Automatizované systémy výrazně usnadňují činnost organizací, šetří čas zaměstnanců.
Při evidenci dokladů se kontrola provádí automaticky při vyplnění sloupce "Datum splatnosti". Zároveň na sebedokument může být opatřen razítkem při jeho převzetí ke kontrole. Jeho přítomnost je pro umělce potřebnější.
Pro zajištění aktuální kontroly odpovědní zaměstnanci denně, zpravidla na začátku dne, kontrolují seznam dokumentů, jejichž doba vyřízení v daný den vyprší. V podnicích používajících interní e-mailový systém jsou varování o vypršení lhůt automaticky zasílána na počítač interpreta. Můžete také nastavit software tak, aby automaticky tiskl příslušné papíry.
Dokončování dlouhodobých úkolů
Kontrola provádění dokumentů obsahujících složité instrukce se provádí po etapách. Zahrnuje aktuální, preventivní a následné sledování.
Aktuální ovládání již bylo probráno výše. Preventivní sledování se provádí na dokumentech, jejichž lhůta uplyne za 2-3 dny. Zaměstnanec má tedy stále čas na dokončení úkolu.
Příkaz je po provedení odebrán z kontroly. Může být vyjádřen v sestavení a odeslání odpovědi, obdržení doloženého potvrzení atd. Výsledek provedení se zaznamená do registrační karty. Uvádí také datum provedení, číslo případu, ve kterém je papír podán.
Konečná kontrola
Poskytuje se zpravidla ve velkých podnicích. Konečné sledování provádějí zaměstnanci odpovědní za sledování provádění pokynů nebo sekretářky.
Četnost monitorování obvykle nastavuje společnost. Monitorování lze provádět každý měsíc, čtvrtletí nebo týden. Ve skutečnosti je konečná kontrola hodnocením výkonnostní disciplíny v podniku a v jeho strukturálních divizích.
FZ № 229
Jednou z forem ochrany zájmů subjektů je soudní řízení. V praxi jsou za nejčastější nároky považovány výroky požadující přiznání náhrady za některá porušení práv. Takové řízení končí exekučním řízením.
Po nabytí právní moci rozhodnutí ve věci jsou žadateli vydány prováděcí dokumenty. Lhůtu pro splnění požadavků na ně určují zaměstnanci FSSP (soudní vykonavatelé).
V části 1 30 čl. FZ č. 229 je stanoveno, že podkladem pro zahájení řízení je prováděcí listina a vyjádření žalobce. Tyto písemnosti se předkládají v místě aplikace donucovacích opatření stanovených zákonem, určených v souladu s ustanovením čl. 33 uvedeného normativního aktu.
Lhůta pro předložení dokumentu k provedení je 3 dny od data předložení divizi FSSP. IL (exekuční příkaz) obsahující žádost o navrácení dítěte nezákonně přemístěného nebo drženého v Ruské federaci, za účelem výkonu práva styku s ním v souladu s mezinárodní smlouvou, jakož i žádost o jeho prohlídku, je předáno soudnímu vykonavateli nejpozději následující den po vstupu do FSSP.
Zahájení řízení nebo odmítnutí tak učinitvydané vyhláškou. Vydává se do 3 dnů od data obdržení materiálů soudním vykonavatelem.
Pokud musí být IL proveden okamžitě, po jeho přijetí do jednotky FSSP je předán zaměstnanci, jehož pravomoc sahá až do místa provedení. Pokud chybí, obdrží materiály jiný soudní vykonavatel. V tomto případě musí být rozhodnutí o zahájení výroby nebo o jejím odmítnutí učiněno nejpozději jeden den po vstupu do Služby.
Pokud exekuční titul vstoupil do FSSP poprvé, soudní vykonavatel určí lhůtu pro dobrovolné provedení exekučního titulu. Rozhodné období je uvedeno v usnesení o zahájení řízení. Soudní exekutor je zároveň povinen upozornit povinného na možnost použití donucovacích opatření po uplynutí lhůty určené k dobrovolné exekuci. Dlužník je rovněž informován, že mu budou účtovány náklady na provedení úkonů stanovených v článcích 112 a 116 federálního zákona č. 229, jakož i poplatek za plnění.
Termín pro dobrovolné provedení prováděcího dokumentu v souladu s částí 12 čl. 30 se rovná pěti dnům. Výpočet začíná ode dne doručení usnesení dlužníkovi. V případě neplnění požadavků je povinná osoba vyrozuměna o zahájení procesu vymáhání. Legislativa počítá například s opatřeními, jako je zabavení majetku s jeho následným prodejem.
