Kroky komunikačního procesu zahrnují konkrétní úrovně k dosažení cíle. Samotný proces znamená důslednou výměnu informací mezi lidmi nebo skupinami lidí. Hlavním cílem je zajistit, aby informace byla adresátem přijata a plně jím asimilována. Je také důležité, že pokud neexistuje vzájemné porozumění mezi členy procesu, znamená to, že cíle nebylo dosaženo.
Komunikace
Komunikační proces je výměna informací a informací mezi dvěma účastníky. Projevuje se prostřednictvím určitých funkcí.
Komunikační funkce v moderní organizaci:
- Informační. Zahrnuje samotný přenos informací jakékoli povahy.
- Pobídka. Aktivuje všechny možnosti interakce mezi jednotlivci, například když potřebujete potvrdit konkrétní akce, uspořádat lidi, změnit náladupartnera nebo jeho přesvědčení.
- Vnímací. Zodpovědný za vzájemné mentální vnímání, ovlivňuje následnou komunikaci mezi lidmi.
- Expresivní. Ovlivňuje vnímání člověka, stav jeho emocionálního a psychologického pozadí.
Procesní úlohy a jejich součásti
Samotný proces šíření informací lze reprodukovat za účelem provádění určitých úkolů. To vše jde na úkor:
- správné stanovení priorit a cílů;
- vysvětlení, jak nejlépe tuto metodu používat;
- pochopení, že člověk rozumí tomu, co se od něj přesně vyžaduje;
- kontroly porozumění;
- s přihlédnutím k vlastnímu názoru partnera;
- výměna informací;
- vzájemné následné plánování;
- informování, že cíle bylo dosaženo.
Fáze komunikačního procesu se skládají také z úkolů samotné interakce, jsou tedy základem pro jejich formování. Hlavní věc je znát všechny jemnosti postupu. V tomto případě nebudou žádné potenciální problémy v porozumění mezi lidmi.
Prvky a fáze komunikačního procesu
Aby byl komunikační proces úspěšný, je nutné nejen znát koncept komunikačního procesu. Důležité jsou také hlavní kroky. Jsou jen čtyři. Komunikační proces a jeho fáze jsou důležitou informací, která pomáhá dosáhnout vzájemného porozumění mezi účastníky.
- Odesílatel. Osoba, která je odpovědná za formulaci myšlenky nebo za shromážděné informace, které se snaží sdělit jinému účastníkovi komunikace.
- Zpráva. Zahrnuje celý komplex informací, které jsou předávány písemně nebo ústně. Hlavní složkou těchto informací je myšlenka, některá faktická tvrzení, emoce nebo postoj k adresátovi. Samotný proces přenosu informací zahrnuje jak osobu, která o nich mluví, tak různé internetové zdroje, kde můžete poskytnout informace bez očního kontaktu.
- Kanál. Jde o specifický nástroj, jehož prostřednictvím se přenášejí informace. Jako kanál mohou sloužit různé telefonní rozhovory, ale také pošta, dopisy a ústní přenos. Prostředkem tedy mohou být různé možnosti, které v konečném důsledku poskytují informace adresátovi.
- Příjemce. Představuje osobu, která v důsledku absolvování všech fází obdrží předem pro ni připravené informace.
Komunikační proces, jeho prvky a fáze znamenají úplné pochopení spletitosti adresáta, protože v případě nepochopení mohou nastat komplikace v podobě otázek, agrese a ignorování.
Cíle fáze
Při interakci mezi lidmi procházejí adresát i adresát řadou fází. Úkoly hlavních fází komunikačního procesu jsou konstrukce zprávy, použití libovolného zvoleného kanálu pro přenos informací. Hlavní věc je ujistit se, že když procházíte všemi fázemikvalita informací se nezměnila. Jinými slovy, musí zůstat ve své původní podobě.
Kroky
Fáze komunikačního procesu, výměna informací, jsou hlavní fáze, kterými musíte projít před dokončením procesu.
- především se objeví nápad;
- jeho kódování a výběr kanálu přenosu informací;
- ve skutečnosti odeslání zprávy adresátovi;
- proces interpretace informací, tedy vysvětlování;
- přijímání zpětné vazby.
Podstata problému porozumění fázím
Koncept komunikačního procesu, hlavní prvky, fáze jsou součástmi výměny informací. Často to způsobuje určité komplikace, které jsou spojeny se špatným pochopením pojmů. Otázky vyvolávají v zásadě fáze komunikace, proto je důležité znát jejich definici, stejně jako cíle a důsledky.
Vznik nápadu
Pro úspěšnou komunikaci mezi lidmi je velmi důležitý koncept komunikačního procesu, jehož hlavním prvkem je právě myšlenka. V prvé řadě je adresát povinen formulovat téma, které je aktuální pro něj i pro partnera. V této fázi komunikačního procesu je důležitá role samotného odesílatele, protože je to on, kdo informace kóduje, analyzuje a přenáší. Důležité je, aby bylo sdělení nejen smysluplné, ale také srozumitelné pro ostatní. Pokud je téma irelevantní, komunikace skončí dříve, než začne.
Před odesláním zdánlivě hotových informacíje třeba to otestovat s ohledem na mnoho faktorů. V první řadě jsou to samozřejmě názory partnera. Pokud adresát člověka nezná, pak je lepší začít loajálním, neutrálním tématem o počasí a podobně. Teprve poté, co je adresát již odesílateli znám, můžete zahájit hlubší rozhovor, jehož význam závisí na společných zájmech.
Kódování a výběr kanálu
Po proběhnutí předchozí fáze komunikačního procesu jsou informace stále „zelené“, na prezentaci je příliš brzy. Odesílatel ji musí bít vhodnými gesty, kódy, aby adresa viděla zájem a plněji vnímala zprávu.
Odesílatel má také právo zvolit způsob předání zprávy, protože se mohou lišit. Pokud není možná živá komunikace, postačí e-mail, video nebo audio zprávy nebo jednoduchá SMS zpráva. Je možné poslat i písemnou zprávu, ale dnes tento typ využívá málokdo. Hlavní věc je zajistit, aby informace nebyly zkresleny kvůli použitému kanálu.
V moderní teorii komunikace se předpokládá, že nejlepším způsobem vedení dialogu nebo polylogu je použití několika způsobů přenosu informací. V průměru je použití dvou kanálů zcela optimální. Mezi dobou přenosu informací přes dva kanály musí být rozdíl, protože jednorázová zpráva bude vypadat poněkud směšně. Je důležité vybrat správný okamžik a nejprve použít nejběžnější možnost kanálu.
Například prvníodesílatel odešle zprávu prostřednictvím SMS a po chvíli s danou osobou živě probere téma hlouběji. Tímto způsobem bude komunikace úspěšná, protože informace budou lépe srozumitelné opakováním.
Převodovka
V této fázi již probíhá samotný proces aktivace kanálu, to znamená, že probíhá přenos. Etapa sama o sobě není komunikací, plní roli dosažení tohoto cíle.
Informace se přesouvají od adresáta k adresátovi pomocí určitých znaků. Znakové systémy jsou vlastní mnoha typům komunikace, například verbální a neverbální komunikace. Zahrnuje specifický znakový systém, který osoba používá, když chce přenést data na jinou.
Neverbální komunikace shromažďuje všechny znaky, které může člověk použít beze slov. Jsou to gesta, mimika, pohyby těla, pohled a mnoho dalšího. Všechny tyto znaky jsou potřebné k tomu, aby odesílatel vnesl do hlavní zprávy co nejvíce výrazu a dalšího významu. Je tomu tak proto, že neverbální komunikace zpravidla neprobíhá sama o sobě, jedná se o doplněk verbální komunikace.
Verbální komunikace zahrnuje použití písmen a zvuků abecedy určitého jazyka jako znaků. Člověk si tato znamení určitým způsobem buduje a přijímá slova. To jsou již významnější jednotky komunikačního procesu.
Dekódování
Po obdržení informace adresátem je všemi možnými způsoby dekóduje, přeskupuje je po svém. Tedy on sámetapa je chápána jako překlad informace příjemce do vlastních myšlenek. Všechny znaky přenášené adresátem budou adresátem plně asimilovány a bude schopen pochopit, co mu chtěli sdělit. Jsou chvíle, kdy odpověď přijímače není potřeba, pak se komunikace v této fázi zastaví.
To vyjadřuje nerovný komunikační systém, protože v případě, kdy odesílatel předává informaci, nejprve myšlenku zformuluje podle významu, poté zakóduje, předá. Adresát se během fáze dekódování dozví význam zprávy, která mu byla doručena.
Zpětná vazba
Proces přijímání informací příjemcem a odpověď je fází, ve které odesílatel pochopí, zda je zprávě porozuměno nebo ne. V této fázi se příjemce musí stát odesílatelem, aby předal své myšlenky zpět jako důkaz plného porozumění a důkaz, že komunikace byla úspěšná.
Komunikace stanoví, že celý proces by měl mít oboustranné zaměření. To je nutné, aby to v případě nedorozumění adresát řekl. Poté bude zpráva odeslána znovu, ve srozumitelnější podobě. Toto vnímání je aktuální zejména ve sféře vztahů mezi šéfem a podřízeným. Aby byla práce pohodlná, srozumitelná, je nutná zpětná vazba od zaměstnanců. Jinak budou zaměstnanci nespokojeni s prací a šéfem a manažer se svými podřízenými.
Hluk
Hluk obecněseznam fází nezabírá místo, protože s největší pravděpodobností jde pouze o faktor dokončení všech fází. Ale je to docela důležité, protože vnější hluk z okolního prostředí může způsobit potíže s pochopením informací. Také může být zpráva špatně slyšitelná, takže adresát pochopí úplně jinou, falešnou. Zdrojem hluku může být hlasitá hudba, stavební zvuky, signály strojů a další.
Aby hluk nezpůsoboval komunikační potíže, je nutné zvolit tiché, klidné místo s příjemnou, relaxační atmosférou.
