V koloběhu životních událostí je velmi snadné se zmást. Správně rozvrhnout čas učí děti dospělí, kteří často vše odkládají na později. Toto „později“zpravidla nikdy nepřijde. Všechny plánované případy hladce odsouvají ostatní a nakonec se promění v jeden souvislý shluk nevyřešených úkolů.
Problém nejčastěji nespočívá v počtu případů, ale v iracionálně sestaveném harmonogramu. Lidé nevěnují náležitou pozornost plánování svých aktivit. Ale tím, že věnujete dost osobního času učení se základům time managementu, můžete v budoucnu výrazně ušetřit čas. Pak v životě bude místo nejen pro věčné problémy, ale i pro vás a vaši rodinu. Jednou z nejjednodušších a nejúčinnějších plánovacích technik je Eisenhowerův princip.
Co je podstatou techniky?
Principem Eisenhowerovy matice je kompetentní rozdělení úkolů v závislosti na stupni jejich důležitosti. Pomáhá rozdělit celý seznam úkolů na důležité a nedůležité, naléhavé a nepříliš důležité. Pomocí matice můžete určit časové období, které bude potřeba k vyřešení problému,přeci jen něco vyžaduje více pozornosti a některé věci nestojí za pět minut strávených nad nimi.
Abyste dosáhli úspěchu, musíte dodržovat určitý algoritmus. Pořadí nezbytných akcí závisí na prioritě úkolů. Soustředění na jeden cíl zpravidla narušují různé faktory: osobní problémy, lidé kolem vás, zvyky atd. Eisenhowerova metoda může pomoci zbavit se slabých stránek a soustředit se pouze na užitečné akce.
Jak tento princip vznikl, kdo ho vytvořil?
Třicátý čtvrtý prezident Spojených států amerických, Dwight David Eisenhower, zdůvodnil popsaný princip time managementu. Politik nemohl nechat jediný úkol nevyřešený, a tak se snažil, aby byl jeho harmonogram co nejracionálnější a nejoptimaličtější. Výsledkem bylo, že Eisenhower převedl všechny úkoly do matice.
Dnes používají prezidentovu metodu kancelářští pracovníci, manažeři a vedoucí představitelé. To naznačuje, že tento způsob stanovení priorit je skutečně účinný a relevantní.
Co je matice Dwighta Eisenhowera?
Eisenhowerův čtverec (neboli principy plánování času) je založen na konstrukci matice. Základy matice jsou osa důležitosti (úsečka) a osa naléhavosti (ordináta). Jejich vzájemný průnik dává čtyři čtverce, z nichž každý je vyplněn úkoly, podle jejich rozložení.
Pro začátek byste se tedy měli rozhodnout, co je důležité a co naléhavé. Důležité věci mají největší vliv na úspěchvýsledek a naléhavé úkoly vyžadují okamžité provedení. Obecně se vytváří obraz, který poskytuje úplný obraz o stavu věcí.
Matrix vám umožní nastavit správné priority – co může počkat a co se nezdrží.
Co je ve čtverci A?
První čtverec, který se nachází v levém horním rohu, se nazývá čtverec A. V této buňce jsou zapsány nejdůležitější a naléhavé úkoly. V ideálním případě by tento čtverec měl být prázdný, protože racionálně rozdělený čas vám v zásadě umožňuje vyhnout se výskytu případů tohoto druhu.
Mezi hlavní záležitosti patří:
- zdravotní problémy, které se obvykle vyskytují v tu nejméně vhodnou dobu;
- co může mít negativní dopad na výkon;
- věci, které, pokud se neudělají, mohou vést k novým problémům.
Za plnost tohoto čtverce je zodpovědná sebekontrola člověka. Pokud se totiž v buňce A každý den objevují nové případy, Eisenhowerův princip nepomůže. Zde byste se měli v zásadě obrátit na time management, ale nejprve se musíte vypořádat se všemi případy, které v blízké budoucnosti zaplní čtverec A.
I přes nejvyšší prioritu tohoto čtverce je možné převést řešení problémů, které zaplňují buňku, na někoho jiného. Ale to je pouze v případě, že je to možné a věci nevyžadují nezbytně osobní účast.
Jaké úkoly čtvereček znamenáV?
Tato část matice je plná každodenních činností. Zpravidla je zde zařazeno vše, co si zaslouží největší pozornost. Jde o důležité, nikoli však naléhavé záležitosti, z nichž většina souvisí s hlavní činností člověka. Nízká naléhavost úkolů vám umožní nedělat náhlá rozhodnutí a konstruktivní a rozumný přístup vám umožní dokončit všechny úkoly efektivněji.
Lidé, kteří většinou řeší problémy kvadrantu B, jsou produktivnější. Při dobrých pracovních výsledcích mají takoví lidé dostatek času na svůj osobní život, neprožívají neustálý stres. Tento čtverec se skládá z úkolů, které jsou málo důležité a možná do určité míry každodenní, ale právě z nich se skládá především lidská činnost.
Úkoly ze sektoru B mají silný dopad jak na morálku, tak na materiální podmínky. Jsou to sporty, dieta, spánek, studium a pracovní aktivity – věci, bez kterých se neobejdete, ale obvykle jim věnují nejmenší pozornost a nechají hodně jít samy.
Jaká jsou písmena ve čtverci C?
Čtverec C zahrnuje ty věci, které vás nepřibližují k vytouženému cíli, ale naopak zpomalují události, odkládají realizaci skutečně důležitých úkolů. Nejčastěji vyžadují naléhavou investici času, ale rozptylují pozornost a svádějí na scestí. Zde je důležité si vždy pamatovat výsledky svých aktivit a cílů a nepřepínat na sekundární.
Do tohoto sektoru můžete bezpečně zahrnout domácí práce a sliby dané někomu. Obecně to není tolikdůležité jako naléhavé.
Co je na čtverci D?
Lidem, kteří nevědí, jak si správně naplánovat čas, zaberou věci z tohoto náměstí nejvíce času. Tyto úkoly lze spíše nazvat nikoli problémy, ale příjemnými starostmi, které navíc nepřinášejí absolutně žádný racionální užitek. Vliv čtverce D musí být, pokud ne eliminován, pak alespoň snížen.
Nenahrazujte odpočinek bezcílným sledováním sociálních sítí, sledováním televizních pořadů nebo seriálů, prázdným tlacháním po telefonu. Volný čas lze také trávit ve prospěch sebe a ostatních: rodiny, blízkých a přátel.
Kde se používá princip Dwighta Eisenhowera?
Popsaný způsob rozdělení úkolů slouží nejen k racionalizaci času. Zrychlená analýza podle Eisenhowerova principu se používá např. pro stanovení nezbytných funkcí maloobchodních zařízení. Zlepšení produktu ve všech fázích životního cyklu se nazývá funkční analýza nákladů (FSA). Tento princip kombinuje ekonomické a technické metody pro stanovení poměru vlastností produktu k jeho ceně. To druhé musí být logické a vyplácet se.
Co je Eisenhowerův princip ve FSA, který studovalo mnoho odborníků ze zemí s tržní ekonomikou: Francie, Německo, Velká Británie, USA. V důsledku toho bylo zjištěno, že pro určení rozsahu příslušných funkcí objektu,je důležité sledovat proporce mezi jejich nezbytností a cenou. Eisenhowerovým principem ve FSA je analyzovat produkt a rozdělit jeho vlastnosti do tří kategorií:
- Kategorie A. Hlavní nebo základní funkce: přímý účel zboží, jehož poskytnutí vyžaduje více finančních prostředků.
- Kategorie B. Sekundární vlastnosti produktu, které souvisí s hlavním. Přítomnost takových doplňků je vítána, ale jejich nepřítomnost příliš neovlivňuje prodej.
- Kategorie C. Extra funkce, jejichž absence žádným způsobem neovlivní kvalitu produktu. Tím, že se vyhnete utrácení za doplňky, které jsou zcela zbytečné, můžete hodně ušetřit.
Procvičování Eisenhowerova principu
Úkoly není absolutně nutné rozdělovat přesně ve formě matice - do čtverce, ale nejprve to můžete udělat, abyste zajistili viditelnost. Standardní pohled na matici je vhodné převést do několika seznamů nebo obecného plánu, kde jsou barevně zvýrazněny případy z různých čtverců. Takže například naléhavé a důležité úkoly (čtverec A) lze napsat červeným inkoustem, důležité, ale nikoli naléhavé zeleně (sektor B), nedůležité, ale naléhavé úkoly (čtverec C) modře a černě - nedůležité a nedůležité naléhavé. Stupeň důležitosti konkrétního případu by přitom neměl být posuzován v mysli, ale na papíře. Takto získávají úkoly tvar a jejich provádění se stává reálnějším.
Proč by se měla používat tato metoda?
PrincipDwight Eisenhower může pomoci změnit váš život ve smyslu racionalizace vašeho osobního času. Použití této metody vám umožní trávit méně času zbytečnými úkoly a soustředit se na ty nejslibnější věci, stejně jako věnovat dostatek času správnému odpočinku, vyhnout se takzvaným žroutům času: televizi, bezcílnému bloudění po rozloze webu a podobně.
Člověk, který ve svých každodenních činnostech uplatňuje principy time managementu, je podle statistik nejen úspěšnější než ostatní, ale také zdravější, jelikož neprožívá neustálý stres spojený s přetížeností a neustálými termíny. Nastavení priorit (Eisenhowerův princip nebo jakýkoli jiný) vám pomůže optimalizovat vaše životní aktivity ve všech oblastech.
