Návrh organizačních struktur je metodologie krok za krokem, která identifikuje dysfunkční aspekty pracovních postupů, postupů a systémů, přizpůsobí je aktuální obchodní realitě a cílům a poté vypracuje plány na implementaci nových změn. Tento proces je zaměřen na zlepšení technických i personálních aspektů podnikání.
Pro většinu společností vede proces návrhu k většímu zlepšení organizace, výsledků (ziskovosti, zákaznických služeb, interních operací) a zaměstnanců, kteří jsou zmocněni a oddaní podnikání.
Charakteristickým znakem procesu návrhu je komplexní a holistický přístup ke zlepšování organizace, který ovlivňuje všechny aspekty firemního života, takže při vývoji správné metodiky můžete dosáhnout následujících výhod:
- Skvělý zákaznický servis.
- Zvýšení ziskovosti.
- Snížení provozuvýdaje.
- Vylepšená účinnost a doba cyklu.
- Kultura oddaných a angažovaných zaměstnanců.
- Jasná strategie pro řízení a růst vašeho podnikání.
Design odkazuje na integraci lidí s hlavními obchodními procesy, technologiemi a systémy. Dobře navržená organizace zajišťuje, že forma společnosti je v souladu s jejím účelem nebo strategií, odpovídá výzvám spojeným s realitou podnikání a výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že společné úsilí lidí bude úspěšné.
Jak společnosti rostou a výzvy ve vnějším prostředí se stávají složitějšími, obchodní procesy, struktury a systémy, které kdysi fungovaly, se stávají překážkami pro efektivitu, služby zákazníkům, morálku zaměstnanců a finanční ziskovost.
Organizace, které pravidelně neaktualizují, trpí příznaky jako:
- Neefektivní pracovní postup bez rozpisů a kroků bez přidané hodnoty.
- Přehnané úsilí („nemáme čas to udělat pořádně, ale máme čas to udělat znovu“)
- Fragmentovaná práce s malou pozorností k většímu dobru.
- Nedostatek znalostí a zákaznické orientace.
- Nedostatek odpovědnosti („To není moje práce“).
- Kryjte a obviňujte místo identifikace a řešení problémů.
- Zpoždění v rozhodování.
- Lidé nemají informace nebo pravomoc řešit problémy.
- Za řešení problémů, když se něco pokazí, je odpovědné vedení, nikoli přední linie.
- Vyžaduje to hodněčas něco udělat.
- Systémy jsou špatně definované nebo posilují špatné chování.
- Nedůvěra mezi pracovníky a vedením.
Použité metody
Je důležité vzít v úvahu, že se jedná o různé systémy interakce. I když je proces navrhování organizačních struktur přizpůsobitelný velikosti, složitosti a potřebám každé firmy, není omezen na vnitřní požadavky vyššího managementu. Každá cesta řešení je vypracována individuálně. Samotný systém je založen na následujících metodách, které budou uvedeny níže.
1. Charta plánovacího procesu
Jako vysocí manažeři jste se sešli, abyste prodiskutovali aktuální obchodní výsledky, stav firmy, požadavky na ochranu životního prostředí a potřebu pustit se do takového procesu. Jaké jsou další akce? Vytvoříte chartu pro proces organizačního návrhu. Zahrnuje „důvod pro změnu“, požadované výsledky, rozsah, alokaci zdrojů, načasování, účast, komunikační strategii a další parametry, kterými se bude projekt řídit.
Čas od času může management projít buď procesem strategického plánování nebo procesem rozvoje týmu před zahájením iniciativy změny projektu, v závislosti na tom, jak jasně rozumí své strategii a jak dobře spolupracuje jako tým.
2. Vývoj nových zásad
Manažerský tým (nebo jiní, kteří byli pozváni k účasti na procesu) hledí dopředu a navrhují organizačnístruktur, které zahrnují doporučení pro „ideální budoucnost“. Na této úrovni kroky v tomto procesu zahrnují:
- Určete svůj hlavní princip organizace.
- Optimalizace klíčových obchodních procesů, jejichž výsledkem jsou tržby nebo výsledky pro klienty.
- Dokumentace a standardizace postupů.
- Organizování lidí kolem klíčových procesů. Určení počtu personálu potřebného pro hlavní práci.
- Definujte úkoly, funkce a dovednosti. Jaké jsou výkonnostní metriky pro jednotlivé týmové funkce? Jak jsou souzeni a zodpovědní?
- Identifikujte vybavení, uspořádání a personální potřeby pro různé týmy a oddělení v celé organizaci.
- Definujte zdroje podpory (finance, prodej, personál), poslání, personál a místo, kde by se měly nacházet.
- Definujte strukturu řízení, která poskytuje strategickou, koordinační a operační podporu.
- Zlepšení systémů koordinace a rozvoje (nábor, školení, odměňování, sdílení informací, stanovování cílů).
V určitém okamžiku se proces návrhu změní v plánování přechodu, protože jsou stanovena kritická data implementace a jsou vytvořeny konkrétní akční plány pro implementaci nového projektu.
Klíčovou součástí tohoto kroku je sdělit pokrok ostatním členům organizace. Byl vyvinut komunikační plán, který lidi vzdělává o tom, co se děje. Vzdělání přináší povědomí a začleněníkaždého - na začátek závazků.
3. Implementace projektu
Nyní je úkolem projekt uvést v život. Metody pro navrhování organizačních struktur by měly vždy obsahovat prvky implementace. Bez nich se úkoly nespustí. Lidé jsou organizováni do přirozených pracovních skupin, které se učí novému plánu, týmovým dovednostem a vytváření iniciativních skupin. Zkoumají se nové pracovní role a navazují se nové vztahy v rámci jednotky i mimo ni.
Zařízení a technické prostředky se přeskupují. Byly změněny a upraveny systémy odměňování, systémy zvyšování výkonnosti, výměna informací, systémy rozhodování a řízení. Některé z toho lze provést rychle. Některé společnosti mohou vyžadovat více podrobností a mohou být implementovány po delší časové období.
Pokyny
Metody organizačního designu plní různé obchodní funkce. Jsou navrženy tak, aby uspokojily konkrétní motivy. Rovněž je třeba vynaložit úsilí na sladění organizační struktury s měnícími se potřebami. Dobrý systém nejen usnadňuje komunikaci, ale přináší i efektivitu v různých segmentech. Proto je při vývoji důležité dbát na zásady.
1. Podpora efektivity
Navrhování organizační struktury podniku zahrnuje některé pozitivní prvky pro zaměstnance. V reakci na to můžete získat pozitivní odpověď od zaměstnanců. Hlavním účelem organizační struktury je přinést efektivitu do různých funkcí. Systematická práce nenechá nic náhodě a každá akce bude koordinována tak, aby byla provedena na maximum.
Členové organizace se snaží maximalizovat výstup zboží a služeb z daných zdrojů. Vyvíjí se úsilí o systematické, racionální a koordinované úsilí o kontrolu různých plýtvání a ztrát. Pro zajištění efektivity operací byly vyvinuty různé organizační modely. Jsou odhodláni dosáhnout svých cílů.
2. Komunikace
Navrhování organizační struktury podniku zahrnuje moment vytváření kontaktů ve všech odděleních. Komunikace je problémem číslo jedna v každé organizaci. Dobrá struktura poskytuje správný komunikační kanál mezi jednotlivci pracujícími v organizaci. Zavedené vztahy v oblasti podávání zpráv a hierarchie těch, kteří dávají zprávy, jsou rovněž vyznačeny v dobré struktuře. Existuje potřeba horizontálního, vertikálního a laterálního komunikačního procesu, a to pomocí dobře naplánované struktury.
3. Optimální využití zdrojů
Správná alokace zdrojů také pomáhá při jejich optimálním využití. Návrh organizační struktury organizace přiděluje činnostem důležitější místo k dosažení společných cílů. Události jsou v systému umístěny podle jejich důležitosti a jsou vydána vhodná doporučení pro alokaci zdrojů. Optimální alokace aktiv je nezbytná pro obchodní růst.
4. Spokojenost s prací
Dobrénavrhování organizační struktury organizace zajišťuje, že povinnosti a odpovědnosti různých lidí pracujících v podniku jsou jasně přiděleny. Pracovní místa jsou rozdělena podle jejich znalostí, zkušeností a specializace. Lidé mají možnost vysvětlit svou práci. Když budou lidé moci pracovat v rámci limitů, zavládne spokojenost s prací.
5. Kreativní myšlení
Zásady navrhování organizačních struktur mohou zahrnovat položky volně plánovat a provádět svou práci. Umožňuje jedinci přemýšlet a vyvíjet nové a lepší způsoby plnění úkolů, které má po ruce. Organizační struktura se snaží umisťovat lidi na místa, kde se nejvíce hodí. Mnoho lidí přispělo k rozvoji manažerského myšlení svou kreativitou v určité části společnosti.
6. Snadná správa
Principy navrhování organizačních struktur jsou také založeny na optimalizaci tohoto procesu. V oboru pracuje mnoho lidí. Jejich funkce a odpovědnosti by měly být definovány podle požadavků organizace. Dobrá struktura pomůže navázat vztahy mezi lidmi pracujícími na různých pozicích. Organizační systém je mechanismus, kterým management řídí, koordinuje a kontroluje aktivity různých jednotlivců.
Dobře promyšlená struktura pomůže managementu i chodu podniku. Je zaručeno, že žádná činnost nezůstane bez dozoru a práce se rozdělípodle možností osob, které ji provádějí. Dobře promyšlené kroky organizačního návrhu jsou skvělou pomůckou pro dobré řízení. Zvažte je.
Fáze návrhu
Vytvářený systém musí splňovat požadavky podniku. To by mělo zajistit, že pracovní síla je využívána optimálně a různé funkce by měly být vykonávány správně. Harmonické vztahy mezi lidmi na různých pozicích jsou nezbytné. Konstrukční návrh je důležitý úkol, který je třeba pečlivě zvážit. Níže budou uvedeny hlavní body, na kterých se vyvíjí kompletní plánování.
Krok 1: Definování aktivit
Musí být definovány akce, které mají být podniknuty k dosažení cílů firmy. Je také požadováno definovat funkce, které musí být vykonávány k dosažení různých cílů, a činnosti spojené s těmito funkcemi. Bez této fáze navrhování organizační struktury nebudou manažeři schopni dosáhnout požadovaného výsledku.
Hlavní činnosti jsou rozděleny do několika podtypů každého odvětví. Při definování druhů je třeba mít na paměti, že žádný z nich neunikl duplicitě činností a různé funkce jsou vykonávány koordinovaně.
Krok 2: Seskupování aktivit
Úzce související a podobné činnosti jsou seskupeny pro oddělení a průmyslová odvětví. Koordinace mezi činnostmi může být dosažena pouze správnou akumulací. Seskupené pohledyčinnosti lze přiřadit na různé pozice. Dávání pokynů jednotlivcům vytváří autoritu a odpovědnost. Tento faktor při navrhování organizačních struktur umožňuje zvýšit důležitost konkrétního zaměstnance. Pravomoc je delegována na nižší úrovně různých oddělení a jsou stanoveny odpovědnosti.
Fáze 3: Delegování pravomoci
Delegování je administrativní proces, při kterém lidé dělají něco jiného tím, že jsou odpovědní. Když jsou v organizaci vytvořena různá pracovní místa, těmto jednotlivcům je přiřazena práce. Abyste svou práci zvládli, potřebujete autoritu. Orgány jsou delegovány na různé osoby v souladu s rozdělením odpovědnosti. Konečná fáze návrhu organizační struktury řízení by to měla jasně odrážet. V procesu přidělování úkolů se v organizaci vytváří autorita, systém, který určuje, kdo s kým bude formálně komunikovat.
Vlastnosti dobrého systému
Navržení organizační struktury naznačuje, že vytvořené zařízení musí splňovat různé potřeby a požadavky společnosti. Je třeba mít na paměti, že každá společnost má svou vlastní jedinečnou formu řízení. Pokud vezmeme v úvahu vlastnosti jako celek a shrnutí, budou vypadat následovně.
1. Jasná linie autority
Základy navrhování organizačních struktur řízení začínají vytvořením základní hierarchie. Musí existovat jasná linie autority shora dolů. Předávání pravomocí by mělo být prováděno po etapách a v souladu s povahou svěřené práce. Vše dovnitřorganizace musí dokonale rozumět práci a pravomoci delegované na konkrétní osobu. Bez této jasnosti bude docházet ke zmatkům, sporům a konfliktům.
2. Adekvátní delegování pravomocí
Úkoly navrhování organizačních struktur navíc zahrnují kompetentní rozdělení odpovědností. Delegování pravomocí musí být v souladu se stanovenou odpovědností.
Pokud není dostatek energie pro přijetí přiděleného úkolu, úloha nebude dokončena. Někdy manažeři přidělují úkoly podřízeným, aniž by jim dali patřičné pravomoci, což ukazuje na nedostatek rozhodování z jejich strany. Neadekvátní úkoly způsobí problémy podřízeným, protože nemusí být schopni splnit stanovený požadavek.
3. Méně úrovní řízení
Návrhové prvky organizační struktury by se měly vyhýbat složitým vzorům. Pokud je to možné, je nutné snížit, avšak v rozumných mezích, úrovně řízení. Čím větší je počet těchto úrovní, tím větší je zpoždění v přístupu. Přenos rozhodnutí shora dolů bude trvat déle.
Podobně bude trvat dlouho, než se informace z nižších úrovní dostanou nahoru. Počet úrovní řízení závisí na povaze a rozsahu operací. Pro každý problém nelze specifikovat žádný konkrétní počet struktur, ale je třeba se snažit je omezit na minimum. Tato optimalizace sníží nákladyčas.
4. Rozsah ovládání
Proces navrhování organizačních řídících struktur by měl zahrnovat také funkce dohledu. Stupeň dohledu se vztahuje k počtu lidí, na které může manažer přímo dohlížet. Člověk by měl sledovat pouze počet podřízených, se kterými může přímo komunikovat.
Počet lidí, kteří mají být pod dohledem, nelze nastavit univerzálně, protože bude záviset na povaze práce. Je třeba vyvinout úsilí, aby byla dobře řízená skupina pod dohledem, jinak dojde k neefektivitě a špatnému výkonu.
5. Jednoduchost a flexibilita
Přístupy k navrhování organizačních struktur by neměly být komplikované. Neměli byste přidávat zbytečné úrovně kontroly. Dobrá struktura by se měla vyvarovat nejednoznačnosti a zmatku. Systém musí být také flexibilní, aby se mohl přizpůsobit měnícím se potřebám.
Může dojít k rozšíření nebo diverzifikaci, což by vyžadovalo reklasifikaci povinností a odpovědností. Organizační struktura musí být schopna začlenit nové změny bez úpravy základních prvků. To vám umožní neměnit všechna dříve zadaná ustanovení.
Základní prvky
Analýza organizačního designu by měla ukázat strategii nasazení talentů společnosti. Zda toto nasazení dosáhne obchodního cíle, závisí částečně na síle celkového interního systému. Organizační design vytváří pracovní vztahy mezi lidmi, stanovuje hranice odpovědnosti aurčuje, kdo se komu zodpovídá.
Existuje několik způsobů, jak strukturovat společnost. Správné zásady pro navrhování organizačních řídících struktur vycházejí z potřeb a aspirací firmy. Na základě toho propagují ty správné lidi.
1. Strategie
Nejlepší přístup k organizačnímu designu zohledňuje strategické plány společnosti. Takové aktivity přitom vyplývají z vize společnosti. Poslání – důvod existence podniku – jeho účel.
Vize je nejvyšší úspěch společnosti, realizace stanovených úkolů. Všechny strategie se snaží realizovat vizi a organizační struktura musí tyto snahy podporovat. Například společnost, která se rozhodla expandovat na zahraniční trhy, se může konsolidovat do geografických divizí. Změny ve strategii vyžadují aktualizovaný konstrukční návrh
2. Environmentální faktory
Organizační návrháři nemohou ignorovat obchodní prostředí, ve kterém zaměstnanci pracují. Nepředvídatelný, rychle se měnící systém vyžaduje flexibilitu, přizpůsobivost a meziagenturní spolupráci.
V takové situaci bude návrh organizační struktury řízení podniku strojního typu omezovat obratnost a schopnost reagovat zaměstnanců. Místo toho mohou vývojáři vybudovat organický, horizontální systém, který vyrovná úrovně státní správy a decentralizuje rozhodování. Stabilní prostředí zároveň umožňuje použití ovládacích prvků, dobře definovaných úkolů a centralizované pravomoci v mechanistické struktuře.s vertikálními úrovněmi rostoucí síly.
3. Velikost společnosti
Malé podniky s několika lidmi mají často různé role, jsou neformální a nepíší mnoho pravidel. Protože společnost vzniká organicky, bylo by chybou pokoušet se jí vnutit formální, mechanickou strukturu. Návrh organizační struktury a systému by v tomto případě neměl zahrnovat imperativní a konzervativní prvky provádění interních činností.
To by byla zbytečná akce. Navíc zbytečná byrokracie může zasahovat do provozu. Velké organizace potřebují větší kontrolu a dohled. Mechanistická struktura vytváří jasnou odpovědnost a odpovědnost, a proto je vhodná pro společnosti s velkým počtem zaměstnanců.
4. Věk společnosti
Na začátku života společnosti poskytuje její malá velikost organické strukturální vlastnosti, které podporují flexibilitu a agilitu. Jak se firma vyvíjí a expanduje, začíná:
- mechanizujte přidáním pravidel, zásad a postupů;
- stanovit jasně definované cíle;
- implementujte rozsáhlé systémy vnitřní kontroly a příkazové řetězce.
Stručně řečeno, vyspělost plodí byrokracii. Čím je společnost starší, tím je pravděpodobnější, že se vnitřní systém stane nepraktickým a vytvoří překážku pro inovace, přizpůsobivost a rychlé reakce. Proces organizačního návrhu musí brát v úvahu rozsah, v jakém se stará společnost potřebuje restrukturalizovat, aby se snížilamechanizovaný systém. Jinak mohou nastat vážné manažerské a personální problémy.
Strukturální projekty
Strukturální návrhy mají své klady a zápory, takže návrháři musí pečlivě zvážit každý krok. Dvěma společnými tématy jsou zde funkční a divizní dělení. Funkční struktura vytváří oddělení podle činností, jako je výroba, marketing a finance.
Sdružené aktivity zvyšují efektivitu, ale mohou vytvářet bariéry mezi odděleními. Struktura divizí seskupuje lidi podle produktu, zákazníka nebo geografického umístění a efektivně vytváří malé společnosti s vlastními marketingovými, finančními a výrobními schopnostmi. To udržuje oddělení zaměřená a citlivá, ale duplikuje obchodní aktivity mezi odděleními a v rámci společnosti jako celku.
Schéma typu ovládání
Organizační schéma je vizuální reprezentací formálního typu designu. Plán ukazuje strukturu organizace, vztahy a relativní úrovně pozic v jednotlivých odvětvích. Pomáhá organizovat pracoviště tím, že podřízeným nastiňuje směr ovládání.
Dokonce i malý podnik s jednou osobou může použít určitý druh organizačního schématu, aby zjistil, jaké funkce je třeba udělat. Takové plánování a vize strukturuje práci a pomáhá realizovat všechny úkoly a řešit vznikající komunikační problémy.problémy.
Organizační tabulky nabízejí následující výhody:
- Efektivně sdělujte organizační, servisní a podnikové informace.
- Umožněte manažerům činit rozhodnutí o zdrojích, poskytnout základ pro řízení změn a sdělovat provozní informace v celé organizaci.
- Vše, co se týká podnikání, by se mělo dít transparentním a předvídatelným způsobem.
- Poskytuje rychlou náhradu za formální obchodní hierarchie.
- Říká všem v organizaci, kdo je za co zodpovědný a kdo komu odpovídá.
Samozřejmě existuje několik omezení pro zobrazení organizačního designu:
- Jsou statické a nepružné, často zastaralé, protože firmy se mění a procházejí fázemi růstu.
- Nepomáhají pochopit, co se skutečně děje v neformální organizaci. Realita je taková, že organizace jsou často dost chaotické.
- Nedokážou se vyrovnat s měnícími se hranicemi firmy kvůli outsourcingu, informačním technologiím, strategickým aliancím a síťové ekonomice.
V raných fázích se může podnik rozhodnout, že nezavede formální organizační strukturu. Aby byl průběh rozvoje úspěšný, musí firma existovat i bez jasně definovaného plánu. Pro většinu malých podniků jsou organizační schémata užitečná, protože pomáhají vlastníkovi nebo manažerovi sledovat růst a změny v každém odvětví a směru.
Závěr
Tento designový přístup vede k výraznému zlepšení kvality, zákaznických služeb,doba cyklu, snížení fluktuace a absence, zvýšení produktivity z 25 na alespoň 50 %. Dobrou zprávou je, že plán lze použít pro téměř jakýkoli typ a velikost podnikání. Doba potřebná k dokončení návrhu se liší v závislosti na povaze, velikosti a zdrojích firmy. Velké a složité projekty mohou být dokončeny během několika dnů. Malé firmy vyžadují mnohem méně času a zdrojů.
